Extensión de Files
Quién debe saber que ha llegado, y quién debe decir que lo ha leído
El cliente sube el balance: el asesor lo sabe al instante. La empresa publica el reglamento: cada empleado confirma que lo ha leído, y queda escrito. El 5 de cada mes, quien aún no ha subido las presencias recibe el aviso, con la lista de lo que falta. Todo por carpeta, sin correos escritos a mano.
Cuatro tipos, una lista, una prueba
En una carpeta se configuran cuatro tipos de notificación: subida, descarga, lectura, y el tipo combinado subida + lectura. Cada uno tiene sus destinatarios — todos los que tienen acceso, personas elegidas, grupos — y el canal, en la app o por correo; la lista muestra quién tiene acceso a la carpeta y señala quién es externo a la organización, antes de que salga un correo automático. Las subcarpetas heredan; un archivo puede tener su propia configuración. La lectura es una confirmación explícita — desde la app o desde la página pública — registrada con quién, cuándo y desde dónde: la empresa puede demostrar que el documento se ha leído. Quien gestiona la carpeta puede además bloquear la gestión de las notificaciones a personas o grupos, para que nadie las apague.
Cómo funciona
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Configura la carpeta
Botón derecho → Comunicaciones → Notificaciones: elige los tipos, los destinatarios, el canal. La lista te muestra quién recibirá qué, con los externos destacados.
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El documento llega, la confirmación sale
En cada subida, quien debe saberlo lo sabe. Si el tipo incluye la lectura, el archivo muestra «por confirmar» a quien debe leerlo, en la app y por correo; quien gestiona ve el resumen de quién ha confirmado y quién no, y puede insistir.
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Recordatorios de subida
Puntuales, semanales o mensuales, a la hora que elijas — hora de Roma. Con una lista de documentos esperados, obligatorios y opcionales: quien lo ha subido todo ya no recibe el aviso; a los demás el correo les dice qué falta.
«No lo he visto» deja de ser una respuesta.
Qué puedes hacer
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Lectura con prueba
La confirmación es un acto explícito registrado con persona, fecha, hora y dirección — también desde enlace público. Quien gestiona la carpeta recibe el aviso y ve el resumen.
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Confirmación de descarga
Para las carpetas en las que importa saber quién ha descargado: la confirmación se puede exigir sobre un solo archivo, una selección o la carpeta entera.
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Heredadas y por archivo
La configuración baja a las subcarpetas; un archivo puede tener la suya. Files evita duplicados: si la carpeta ya notifica ese archivo, no se añade una segunda regla.
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Quién puede apagarlas
La gestión de una notificación se puede bloquear a personas o grupos: el reglamento de empresa no lo «silencia» nadie.
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Externos señalados
En la lista las personas de fuera de la organización están marcadas: antes de que salgan correos automáticos a un despacho externo, lo ves.
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Lista de subida
«Presencias», «Notas de gastos», «Certificado médico»: quien sube asocia el archivo al documento esperado, y el recordatorio sabe qué le falta a quién.
Preguntas frecuentes
¿La lectura vale como prueba?
Es una declaración explícita registrada con identidad, fecha, hora y dirección, consultable en el resumen de la carpeta y en el registro. Para reglamentos internos e informativas es lo que hace falta; para firmar un contrato está kSign.
¿Quien no puede subir recibe igualmente el recordatorio?
No: quien tiene un nivel de acceso sin subida queda excluido automáticamente, y Files te lo dice al configurar. Un recordatorio que pide lo imposible no sale.
¿Puedo recibir una notificación al descargarse mis archivos desde un enlace público?
Sí: el tipo «descarga» cubre también los accesos desde enlaces y comparticiones por correo, y Files sugiere la configuración adecuada al crear la compartición.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex