Extensão do Files
Quem tem de saber que chegou, e quem tem de dizer que o leu
O cliente carrega o balanço: o contabilista sabe-o de imediato. A empresa publica o regulamento: cada colaborador confirma que o leu, e fica escrito. No dia 5 do mês, quem ainda não carregou as presenças recebe o lembrete, com a lista do que falta. Tudo por pasta, sem e-mails escritos à mão.
Quatro tipos, uma lista, uma prova
Numa pasta configuram-se quatro tipos de notificação: carregamento, transferência, tomada de conhecimento, e o tipo combinado carregamento + tomada de conhecimento. Cada um tem os seus destinatários — todos os que têm acesso, pessoas escolhidas, grupos — e o canal, na app ou por e-mail; a lista mostra quem tem acesso à pasta e assinala quem é externo à organização, antes de partir um e-mail automático. As subpastas herdam; um ficheiro pode ter uma configuração própria. A tomada de conhecimento é uma confirmação explícita — a partir da app ou da página pública — que fica registada com quem, quando e de onde: a empresa pode demonstrar que o documento foi lido. Quem gere a pasta pode também bloquear a gestão das notificações a pessoas ou grupos, para que ninguém as desligue.
Como funciona
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Configure a pasta
Botão direito → Comunicações → Notificações: escolhe os tipos, os destinatários, o canal. A lista mostra-lhe quem receberá o quê, externos realçados.
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O documento chega, a confirmação parte
A cada carregamento quem tem de saber sabe-o. Se o tipo prevê a tomada de conhecimento, o ficheiro mostra «a confirmar» a quem o tem de ler, na app e por e-mail; quem gere vê o resumo de quem confirmou e quem não, e pode insistir.
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Lembretes de carregamento
Únicos, semanais ou mensais, à hora que escolher — fuso de Roma. Com uma lista de verificação de documentos esperados, obrigatórios e opcionais: quem carregou tudo deixa de receber o lembrete; aos outros o e-mail diz o que falta.
«Não o vi» deixa de ser uma resposta.
O que pode fazer
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Tomada de conhecimento com prova
A confirmação é um ato explícito registado com pessoa, data, hora e endereço — também a partir de ligação pública. Quem gere a pasta recebe o aviso e vê o resumo.
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Confirmação de transferência
Para as pastas em que conta saber quem transferiu: a confirmação pode ser pedida no ficheiro individual, numa seleção ou em toda a pasta.
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Herdadas e por ficheiro
A configuração desce às subpastas; um ficheiro pode ter uma própria. O Files impede os duplicados: se a pasta já notifica esse ficheiro, não se acrescenta uma segunda regra.
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Quem as pode desligar
A gestão de uma notificação pode bloquear-se a pessoas ou grupos: o regulamento da empresa não o «silencia» ninguém.
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Externos assinalados
Na lista as pessoas fora da organização estão marcadas: antes de fazer partir e-mails automáticos para um escritório externo, vê-o.
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Lista de verificação de carregamento
«Presenças», «Notas de despesas», «Atestado médico»: quem carrega associa o ficheiro ao documento esperado, e o lembrete sabe o que falta a quem.
Perguntas frequentes
A tomada de conhecimento vale como prova?
É uma declaração explícita registada com identidade, data, hora e endereço, consultável no resumo da pasta e no registo. Para os regulamentos internos e as informações é o que é preciso; para a assinatura de um contrato há o kSign.
Quem não pode carregar recebe o lembrete na mesma?
Não: quem tem um nível de acesso sem carregamento é excluído automaticamente, e o Files di-lo quando configura. Um lembrete que pede o impossível não parte.
Posso receber uma notificação na transferência dos meus ficheiros a partir de ligação pública?
Sim: o tipo «transferência» cobre também os acessos a partir das ligações e das partilhas por e-mail, e o Files sugere a configuração certa quando cria a partilha.
As outras funcionalidades do Files
Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud
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Alex