Un produit

Extension de Files

Qui doit savoir que c’est arrivé, et qui doit dire l’avoir lu

Le client charge le bilan : l’expert-comptable le sait tout de suite. L’entreprise publie le règlement : chaque employé confirme l’avoir lu, et ça reste écrit. Le 5 du mois, celui qui n’a pas encore chargé les présences reçoit la relance, avec la liste de ce qui manque. Tout par dossier, sans e-mails écrits à la main.

Demander une démo Vue d’ensemble de Files

Quatre types, une liste, une preuve

Sur un dossier se configurent quatre types de notification : chargement, téléchargement, prise de connaissance, et le type combiné chargement + prise de connaissance. Chacun a ses destinataires — tous ceux qui ont accès, des personnes choisies, des groupes — et le canal, dans l’application ou par e-mail ; la liste montre qui a accès au dossier et signale qui est externe à l’organisation, avant qu’un e-mail automatique ne parte. Les sous-dossiers héritent ; un fichier peut avoir une configuration propre. La prise de connaissance est une confirmation explicite — depuis l’application ou depuis la page publique — qui reste enregistrée avec qui, quand et d’où : l’entreprise peut démontrer que le document a été lu. Celui qui gère le dossier peut aussi bloquer la gestion des notifications à des personnes ou groupes, ainsi personne ne les éteint.

Comment ça marche

  1. Configurez le dossier

    Clic droit → Communications → Notifications : choisissez les types, les destinataires, le canal. La liste vous montre qui recevra quoi, externes mis en évidence.

  2. Le document arrive, la confirmation part

    À chaque chargement, celui qui doit savoir le sait. Si le type prévoit la prise de connaissance, le fichier montre « à confirmer » à ceux qui doivent le lire, dans l’application et par e-mail ; celui qui gère voit le récapitulatif de qui a confirmé et qui non, et peut relancer.

  3. Rappels de chargement

    Ponctuels, hebdomadaires ou mensuels, à l’heure que vous choisissez — fuseau de Rome. Avec une liste de documents attendus, obligatoires et facultatifs : celui qui a tout chargé ne reçoit plus la relance ; aux autres, l’e-mail dit ce qui manque.

« Je ne l’ai pas vu » cesse d’être une réponse.

Ce que vous pouvez faire

  • Prise de connaissance avec preuve

    La confirmation est un acte explicite enregistré avec personne, date, heure et adresse — même depuis un lien public. Celui qui gère le dossier reçoit l’avis et voit le récapitulatif.

  • Confirmation de téléchargement

    Pour les dossiers où il compte de savoir qui a téléchargé : la confirmation peut être demandée sur le fichier seul, sur une sélection ou sur tout le dossier.

  • Héritées et par fichier

    La configuration descend sur les sous-dossiers ; un fichier peut en avoir une propre. Files empêche les doublons : si le dossier notifie déjà ce fichier, on n’ajoute pas une seconde règle.

  • Qui peut les éteindre

    La gestion d’une notification peut être bloquée à des personnes ou groupes : le règlement d’entreprise, personne ne le « met en silencieux ».

  • Externes signalés

    Dans la liste, les personnes hors de l’organisation sont marquées : avant de faire partir des e-mails automatiques à un cabinet externe, vous le voyez.

  • Liste de chargement

    « Présences », « Notes de frais », « Certificat médical » : celui qui charge associe le fichier au document attendu, et le rappel sait ce qui manque à qui.

Questions fréquentes

La prise de connaissance vaut-elle comme preuve ?

C’est une déclaration explicite enregistrée avec identité, date, heure et adresse, consultable dans le récapitulatif du dossier et dans le journal. Pour les règlements internes et les notices, c’est ce qu’il faut ; pour la signature d’un contrat, il y a kSign.

Celui qui ne peut pas charger reçoit-il quand même le rappel ?

Non : celui qui a un niveau d’accès sans chargement est exclu automatiquement, et Files vous le dit quand vous configurez. Un rappel qui demande l’impossible ne part pas.

Puis-je recevoir une notification au téléchargement de mes fichiers depuis un lien public ?

Oui : le type « téléchargement » couvre aussi les accès depuis les liens et les partages par e-mail, et Files suggère la bonne configuration quand vous créez le partage.

Les autres fonctionnalités de Files

Mettez les fichiers de votre entreprise dans le cloud

Demandez une démo : nous vous montrons comment Files rend le stockage et le partage simples et sûrs.

Demander une démo