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Extensão do Files

Um lugar para cada cliente, com as suas pessoas e as suas regras

O cliente Marino tem dez pastas dispersas, três colegas que trabalham nelas, um escritório externo que só deve ler. Um espaço de trabalho mantém-nas juntas: membros com um papel, regras que valem para tudo o que está lá dentro, uma visão geral que diz o que aconteceu. E quando a encomenda termina, fecha-se.

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As pastas entram, as regras descem

Um espaço de trabalho nasce vazio, ou de uma pasta promovida. Tem um cliente associado, uma capa, três papéis prontos — Gestor, que governa acessos e aprovações mas não partilha para fora; Colaborador, que carrega e altera; Convidado, só em leitura — e as políticas: transferência, carregamento e eliminação com aprovação, partilha externa bloqueada, marca de água automática, transferência desativada. As pastas que lá levar herdam membros e regras; levá-las é conceder acesso, portanto fá-lo só quem já pode abrir essa pasta. Se lá dentro havia pessoas que não são do espaço de trabalho, o Files lista-as e você decide para cada uma: fica, sai.

Como funciona

  1. Crie ou promova

    «Novo espaço de trabalho» com nome, cliente e capa, ou botão direito numa pasta existente → «Promover a espaço de trabalho». Criar um é um privilégio do tipo, não uma permissão de pasta.

  2. Membros e políticas

    Pessoas ou grupos, cada um com o seu papel e pelo menos um Responsável. Depois os interruptores das políticas: o que vale para o cliente Marino não tem de valer para o cliente Ferrari.

  3. Trabalhe, observe, feche

    A visão geral mostra ficheiros, tamanho, membros, últimos ficheiros, atividades; o índice lista todo o conteúdo; o registo das ligações diz que pasta entrou quando. Encomenda terminada: feche — acabam-se as alterações a membros e políticas — e reabra se for preciso.

O cliente é uma coisa só. Também no Files.

O que pode fazer

  • Três papéis feitos de propósito

    Gestor, Colaborador, Convidado aparecem só ao atribuir um membro a um espaço de trabalho: no espaço de trabalho a partilha para o exterior decide-a quem o governa, não quem nele trabalha.

  • Estranhos decididos um a um

    Ao levar para dentro uma pasta com dez pessoas que não são membros, o Files lista-as e pergunta o que fazer de cada uma: não uma só resposta para todas.

  • Nenhuma saída por engano

    Mover conteúdos para fora do espaço de trabalho está bloqueado; um ficheiro carregado dentro pertence ao espaço de trabalho pelo facto de estar lá, não por quem o carregou ou de que app.

  • Cliente associado

    O espaço de trabalho tem o nome e o logótipo do cliente: na visão geral, nas páginas públicas, nos e-mails. Quem abre sabe de quem se fala.

  • Fechado, não eliminado

    O fecho congela membros e políticas e mantém tudo legível. Reabre-se num clique; elimina-se, se for mesmo preciso, com aprovação.

Perguntas frequentes

Que diferença há em relação a uma pasta partilhada com um grupo?

A pasta diz quem entra; o espaço de trabalho diz também como se trabalha — aprovações, partilha externa, marca de água — em todas as suas pastas em conjunto, com uma visão geral e um ciclo de vida. Para «os documentos do cliente X» é a forma certa.

Quem pode criar um espaço de trabalho?

Quem tem o privilégio «Gerir os espaços de trabalho» no seu tipo, e os administradores. Administrar um espaço de trabalho existente é outra coisa: fazem-no o administrador, quem o criou e os seus Responsáveis.

Um colaborador externo pode estar em dois espaços de trabalho?

Sim, com um papel diferente em cada um. E se sair de um espaço de trabalho, perde o que tinha pelo facto de ser membro, não as pastas que lhe tinham sido atribuídas diretamente.

As outras funcionalidades do Files

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