Extensión de Files
Un lugar para cada cliente, con sus personas y sus reglas
El cliente Marino tiene diez carpetas dispersas, tres compañeros que trabajan en ellas, un despacho externo que solo debe leer. Un espacio de trabajo las mantiene juntas: miembros con un rol, reglas que valen para todo lo que hay dentro, una panorámica que dice qué ha pasado. Y cuando el encargo termina, se cierra.
Las carpetas entran, las reglas bajan
Un espacio nace vacío, o de una carpeta promovida. Tiene un cliente vinculado, una portada, tres roles listos — Gestor, que gobierna accesos y aprobaciones pero no comparte hacia fuera; Colaborador, que sube y modifica; Invitado, de solo lectura — y las políticas: descarga, subida y eliminación con aprobación, compartición externa bloqueada, marca de agua automática, descarga desactivada. Las carpetas que metes heredan miembros y reglas; meterlas es conceder acceso, así que solo lo hace quien ya puede abrir esa carpeta. Si dentro había gente que no es del espacio, Files te la lista y decides por cada uno: se queda, sale.
Cómo funciona
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Crea o promueve
«Nuevo espacio» con nombre, cliente y portada, o botón derecho sobre una carpeta existente → «Promover a espacio». Crear uno es un privilegio del tipo de usuario, no un permiso de carpeta.
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Miembros y políticas
Personas o grupos, cada uno con su rol y al menos un Responsable. Luego los interruptores de las políticas: lo que vale para el cliente Marino no tiene por qué valer para el cliente Ferrari.
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Trabaja, mira, cierra
La panorámica muestra archivos, peso, miembros, últimos archivos, actividad; el índice lista todo el contenido; el registro de vínculos dice qué carpeta entró cuándo. Encargo terminado: cierra — sin más cambios a miembros y políticas — y reabre si hace falta.
El cliente es una sola cosa. También en Files.
Qué puedes hacer
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Tres roles hechos a medida
Gestor, Colaborador, Invitado aparecen solo al asignar un miembro a un espacio: en el espacio la compartición hacia fuera la decide quien lo gobierna, no quien trabaja en él.
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Ajenos decididos uno a uno
Al meter una carpeta con diez personas que no son miembros, Files las lista y pregunta qué hacer con cada una: no una sola respuesta para todas.
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Sin salidas por error
Mover contenidos fuera del espacio está bloqueado; un archivo subido dentro pertenece al espacio por estar ahí, no por quién lo subió ni desde qué aplicación.
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Cliente vinculado
El espacio lleva el nombre y el logotipo del cliente: en la panorámica, en las páginas públicas, en los correos. Quien abre sabe de quién se habla.
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Cerrado, no eliminado
El cierre congela miembros y políticas y mantiene todo legible. Se reabre en un clic; se elimina, si de verdad hace falta, con aprobación.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de una carpeta compartida con un grupo?
La carpeta dice quién entra; el espacio dice también cómo se trabaja — aprobaciones, compartición externa, marca de agua — en todas sus carpetas juntas, con una panorámica y un ciclo de vida. Para «los documentos del cliente X» es la forma correcta.
¿Quién puede crear un espacio?
Quien tiene el privilegio «Gestionar los espacios» en su tipo, y los administradores. Administrar un espacio existente es otra cosa: lo hacen el administrador, quien lo creó y sus Responsables.
¿Un colaborador externo puede estar en dos espacios?
Sí, con un rol distinto en cada uno. Y si sale de un espacio, pierde lo que tenía por ser miembro, no las carpetas que se le habían asignado directamente.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex