Extension de Files
Un endroit pour chaque client, avec ses personnes et ses règles
Le client Marino a dix dossiers éparpillés, trois collègues qui y travaillent, un cabinet externe qui doit seulement lire. Un espace de travail les garde ensemble : des membres avec un rôle, des règles qui valent sur tout ce qu’il y a dedans, une vue d’ensemble qui dit ce qui s’est passé. Et quand l’affaire se termine, on le ferme.
Les dossiers entrent, les règles descendent
Un espace de travail naît vide, ou d’un dossier promu. Il a un client relié, une couverture, trois rôles prêts — Gestionnaire, qui gouverne accès et approbations mais ne partage pas à l’extérieur ; Collaborateur, qui charge et modifie ; Invité, en lecture seule — et les politiques : téléchargement, chargement et suppression avec approbation, partage externe bloqué, filigrane automatique, téléchargement désactivé. Les dossiers que vous y apportez héritent des membres et des règles ; les y apporter, c’est accorder un accès, donc seul celui qui peut déjà ouvrir ce dossier le fait. S’il y avait dedans des gens qui ne sont pas de l’espace, Files vous les liste et vous décidez pour chacun : reste, sort.
Comment ça marche
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Créez ou promouvez
« Nouvel espace de travail » avec nom, client et couverture, ou clic droit sur un dossier existant → « Promouvoir en espace de travail ». En créer un est un privilège du type, pas une permission de dossier.
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Membres et politiques
Personnes ou groupes, chacun avec son rôle et au moins un Responsable. Puis les interrupteurs des politiques : ce qui vaut pour le client Marino ne doit pas valoir pour le client Ferrari.
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Travaillez, regardez, fermez
La vue d’ensemble montre fichiers, poids, membres, derniers fichiers, activités ; l’index liste tout le contenu ; le registre des rattachements dit quel dossier est entré quand. Affaire terminée : fermez — plus de modifications de membres et politiques — et rouvrez s’il le faut.
Le client est une seule chose. Même dans Files.
Ce que vous pouvez faire
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Trois rôles faits exprès
Gestionnaire, Collaborateur, Invité n’apparaissent qu’en attribuant un membre à un espace de travail : dans l’espace, le partage vers l’extérieur, c’est celui qui le gouverne qui le décide, pas celui qui y travaille.
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Étrangers décidés un par un
En apportant un dossier avec dix personnes qui ne sont pas membres, Files les liste et demande quoi faire de chacune : pas une seule réponse pour toutes.
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Aucune sortie par erreur
Déplacer des contenus hors de l’espace de travail est bloqué ; un fichier chargé dedans appartient à l’espace par le fait d’être là, pas selon qui l’a chargé ni depuis quelle application.
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Client relié
L’espace de travail porte le nom et le logo du client : dans la vue d’ensemble, dans les pages publiques, dans les e-mails. Celui qui ouvre sait de qui on parle.
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Fermé, pas supprimé
La fermeture gèle membres et politiques et garde tout lisible. On rouvre en un clic ; on supprime, s’il le faut vraiment, avec approbation.
Questions fréquentes
Quelle différence avec un dossier partagé avec un groupe ?
Le dossier dit qui entre ; l’espace de travail dit aussi comment on travaille — approbations, partage externe, filigrane — sur tous ses dossiers ensemble, avec une vue d’ensemble et un cycle de vie. Pour « les documents du client X », c’est la bonne forme.
Qui peut créer un espace de travail ?
Celui qui a le privilège « Gérer les espaces de travail » dans son type, et les administrateurs. Administrer un espace existant est autre chose : le font l’administrateur, celui qui l’a créé et ses Responsables.
Un collaborateur externe peut-il être dans deux espaces de travail ?
Oui, avec un rôle différent dans chacun. Et s’il sort d’un espace, il perd ce qu’il avait du fait d’en être membre, pas les dossiers qui lui avaient été attribués directement.
Les autres fonctionnalités de Files
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Alex