Como enviar ficheiros grandes: os métodos para empresas
Para enviar ficheiros grandes, o método mais prático é carregá-los numa cloud e enviar uma ligação ao destinatário, em vez de os anexar a um e-mail. A maioria das caixas de correio limita os anexos a algumas dezenas de megabytes, ao passo que com uma ligação o tamanho depende do serviço que utiliza.
Porque é que o e-mail não chega
Os anexos pesados são muitas vezes rejeitados pelo servidor do destinatário, enchem as caixas de correio e ficam espalhados em muitas cópias. O limite muda de fornecedor para fornecedor e nem sempre sabe qual é o de quem recebe: a mensagem pode voltar para trás precisamente quando tem pressa.
Os principais métodos
Uma ligação a partir de uma cloud
Carregue o ficheiro e envie o endereço. O destinatário descarrega-o quando for oportuno, e pode acrescentar palavra-passe e data de validade. É o método mais indicado para o trabalho de todos os dias.
Um serviço de envio temporário
Carregue o ficheiro e o serviço mantém-no online durante alguns dias. É cómodo para um envio pontual, mas normalmente não oferece controlo sobre os acessos e o ficheiro não fica no arquivo da empresa. Antes de o usar para documentos de trabalho, verifique onde acabam os dados.
Uma pasta partilhada
Se a troca for contínua, partilhe uma pasta inteira. Todos trabalham sobre os mesmos ficheiros e não tem de repetir o envio a cada alteração.
A compressão
Um arquivo ZIP ajuda a reunir muitos ficheiros num só, mas reduz pouco o peso de vídeos, fotografias e PDF já comprimidos. Serve sobretudo para manter os documentos juntos.
Como escolher
| Situação | Método adequado |
|---|---|
| Um ficheiro pesado para enviar a um cliente | Ligação com palavra-passe e data de validade |
| Muitos ficheiros do mesmo projeto | Pasta partilhada |
| Muitos documentos para enviar juntos | Arquivo ZIP e ligação |
| Precisa de receber documentos de um cliente | Link com pedido de carregamento |
O que verificar antes de enviar
- O limite por ficheiro do serviço que utiliza.
- O espaço disponível, o seu e o da empresa.
- A ligação à internet: se se interromper, o carregamento pode ser retomado ou tem de recomeçar?
- Quem pode abrir a ligação e durante quanto tempo.
- O nome do ficheiro: quem o recebe deve perceber logo do que se trata.
Os erros mais comuns
- Usar contas pessoais para ficheiros de trabalho: os documentos ficam fora do controlo da empresa.
- Dividir um ficheiro em vários e-mails: voltar a juntá-lo é incómodo e perdem-se partes.
- Deixar a ligação aberta para sempre: retire o acesso quando já não for necessário.
- Enviar versões diferentes: se o ficheiro mudar, atualize o partilhado em vez de enviar um novo.
Enviar ficheiros grandes com o Files
Com o Files, o limite por ficheiro depende da configuração da sua empresa: normalmente é de 5 GB. Se um ficheiro o ultrapassar, o Files avisa antes de iniciar o carregamento. Quem carrega a partir de um link externo tem um limite de 100 MB por ficheiro. Os ficheiros grandes são carregados por blocos e, se a ligação se interromper, o carregamento retoma a partir de onde parou.
Depois de carregado, o ficheiro partilha-se com uma ligação com palavra-passe e data de validade. Se, pelo contrário, está a escolher como organizar a troca de documentos, leia como partilhar ficheiros com os clientes.
Alex