Um arquivo em que se encontra, não só onde se guarda

Como funciona

1. 01

   Crie a estrutura uma vez

   Pastas em quantos níveis quiser, com ícone e cor. Uma estrutura que funciona — «Cliente / Contratos / Faturas / Correspondência» — guarda-se como modelo e aplica-se ao cliente seguinte com um clique.

2. 02

   Agrupe num espaço de trabalho

   Um espaço de trabalho reúne as pastas de um cliente ou de uma encomenda, os seus membros e as suas regras. Quem entra vê o quadro: quantos ficheiros, quantas pastas, quem é responsável.

3. 03

   Reencontre com a pesquisa ou com a galeria

   A pesquisa filtra por nome, tipo, etiqueta, autor e data, mesmo dentro da reciclagem. As imagens folheiam-se na galeria, com as capas das pastas e as etiquetas que a IA pôs sozinha.

O que pode fazer

• Quem tem acesso, sempre à vista

  Avatares ao lado de cada pasta e faixa «Quem tem acesso» em baixo: pessoas, grupos e papéis, com os marcadores do que é herdado.

• Modelos de estrutura

  Guarde uma pasta como modelo e aplique-o noutro lado: só pastas, nenhum ficheiro, nenhum erro de digitação ao terceiro cliente.

• Etiquetas, notas e quadro

  Etiquetas coloridas em ficheiros e pastas, uma nota afixada onde é preciso, e o quadro para o que todos têm de ver esta semana.

• Galeria com capas

  As pastas com imagens tornam-se álbuns com a capa gerada sozinha; a partir daí escolhe-se e envia-se um PDF ao cliente.

• Índice da pasta em Excel

  Um XLSX com caminho, tipo, tamanho, autor, datas, hash SHA-256, versões e partilhas de cada ficheiro: o inventário que o revisor pede.

• Painel e reciclagem

  Widgets para favoritos, recentes, espaço pessoal, partilhas e prazos. A reciclagem guarda os ficheiros 30 dias e repõe-nos onde estavam.

Aprofundamentos

Dar uma forma

• Modelos de estrutura de pastas

  «01 Contrato, 02 Documentos, 03 Correspondência, 04 Faturas» — e sob Faturas «2025, 2026». No terceiro cliente alguém escreve «Fatturas». Um modelo de estrutura guarda a árvore e reaplica-a idêntica: pastas e subpastas, sem ficheiros, sem erros de digitação.

• Clonar estrutura

  A pasta «2025» tem doze meses, cada um com «Entradas», «Saídas», «Banco». Para 2026 não a reconstrói: botão direito → Clonar estrutura → destino. As pastas estão todas lá, vazias, em dez segundos.

• Reorganização automática

  O arquivo herdado de um servidor ou de um antigo sistema de gestão: pastas por data de digitalização, nomes como «doc_0231». A reorganização automática lê os ficheiros, percebe o que são e propõe duas ou três formas de os ordenar — por cliente e ano, por tipologia, por processo. Vê as propostas lado a lado, escolhe uma, e durante trinta dias pode mudar de ideias.

Descrever e reencontrar

• Etiquetas

  As pastas dizem onde está um ficheiro; as etiquetas dizem o que é, para quem, em que estado — e um ficheiro pode ter mais do que uma. As etiquetas da empresa veem-nas todos; as suas pessoais só você; e as regras por palavra-chave etiquetam sozinhas o que chega: «fatura» no texto, etiqueta «Fatura» no ficheiro.

• Campos para pesquisa

  Uma etiqueta diz «fatura». Um campo diz «montante: 7.400 €», «cliente: Marino», «data do documento: 12/03/2026» — e a pesquisa percebe-o: maior do que, entre, antes de. Os campos definem-se uma vez para toda a empresa e preenchem-se nos ficheiros, num painel ou em bloco numa seleção.

• Galeria

  IMG_4021.jpg não diz nada. A Galeria mostra as imagens e os vídeos do arquivo como imagens: uma capa por pasta, a árvore das visitas técnicas, das feiras, dos produtos. Pesquisa «a fotografia da obra com a grua» e encontra-a, mesmo que ninguém lhe tenha mudado o nome.

• Índice da pasta XLSX

  Entrega a documentação de um processo e quer que fique escrito o que estava lá dentro: nome, caminho, tamanho, quem o carregou, quando, quantas versões, com quem estava partilhado — e a impressão SHA-256 de cada ficheiro, que demonstra que aquele era o ficheiro. Um XLSX, gerado a partir do botão direito.

Espaços e coleções

• Espaço pessoal

  Os rascunhos que não estão prontos, os apontamentos, os documentos pessoais necessários para o trabalho: o espaço pessoal é a parte do Files que é sua e mais nada. Tem uma quota dedicada, não aparece a mais ninguém — administradores incluídos — e o que quiser mostrar partilha-o você, a quem você decidir.

• Quadro

  O arquivo tem milhares de ficheiros; você, esta semana, usa sete, mais duas pastas, a ligação para o sistema de gestão e um lembrete. O Quadro mantém-nos juntos: contentores a que chama como quiser, pins que arrasta, notas que escreve ali. É seu, e um contentor pode partilhá-lo com quem trabalha consigo.

• Arquivo de anexos de e-mail

  Cada anexo que entra na sua caixa kMail é guardado sozinho no seu espaço pessoal do Files, dentro de uma árvore que se constrói por si: caixa, remetente, conversa. O orçamento do fornecedor reencontra-o por fornecedor, não percorrendo o correio de março.