Cifrado para a sua empresa, não para a cloud

Como funciona

1. 01

   Ponha no cofre o que é delicado

   O cofre é um espaço à parte: nenhuma ligação pública, nenhuma pré-visualização para fora, acesso a quem você decidir e uma segunda cópia com revisão. Se um administrador tentar lá entrar em nome de outro, não consegue.

2. 02

   Bloqueie o que não se deve tocar

   Retenção legal numa pasta: nenhuma eliminação, nenhuma alteração, até o litígio estar fechado. O bloqueio manual num ficheiro protege a versão assinada; a conservação legal torna-a conforme à lei.

3. 03

   Leia o que aconteceu, quando quiser

   O registo de auditoria diz quem fez o quê e quando; o registo das partilhas diz quem abriu o quê e de onde. A cópia em armazenamento write-once existe mesmo que alguém elimine da base de dados.

O que pode fazer

• Uma chave por empresa

  AES-256-GCM com chave derivada por tenant e verificação da impressão da chave-mãe; cópia de segurança cifrada com frase de recuperação.

• Cofre

  Espaço fechado sem superfície pública: nenhuma ligação, nenhum derivado para fora, reciclagem separada, segunda cópia com revisão e procedimento de emergência.

• Retenção legal e conservação

  Retenção legal por pasta, regras de conservação ao longo do tempo, conservação legal para os documentos que têm de valer daqui a dez anos.

• Versões e bloqueio de ficheiros

  Cada sobreposição guarda a versão anterior durante 90 dias. O bloqueio de alteração a partir do desktop evita que duas pessoas guardem por cima do mesmo ficheiro.

• Marca de água em PDF, imagens e vídeos

  Texto ou e-mail de quem olha, na diagonal ou no cabeçalho, com a opacidade que escolher: gravada em PDF e imagens, em sobreposição nos vídeos em pré-visualização — com a transferência do ficheiro limpo bloqueada.

• Bloqueios de segurança

  Impressão, capturas de ecrã, botão direito e cópia dificultados; quando a janela perde o foco ou o ponteiro vai para os menus do browser, o ecrã cobre-se com «Reservado» ou com o e-mail de quem olha. Quem está isento decide-o por tipo de utilizador.

Aprofundamentos

Proteger os documentos

• Cofre

  Com o botão direito põe um ficheiro no cofre e escolhe um código numérico. O ficheiro continua visível na lista, mas o conteúdo abre-se só com esse código, que você decide a quem dizer. Serve onde o documento diz respeito precisamente a quem tem as chaves do sistema: recibos de vencimento, processos disciplinares, atas, denúncias.

• Marca de água

  Uma marca de água nos PDF e nas imagens: um texto seu — RESERVADO, RASCUNHO, CONFIDENCIAL — ou o e-mail de quem visualiza ou transfere. Na diagonal, no cabeçalho, no rodapé ou ao centro, com a opacidade e a cor que você escolher.

• Anonimizador

  Mascara os dados pessoais de atos, contratos, sentenças, relatórios mantendo intacto o conteúdo jurídico ou clínico. A deteção acontece inteiramente nos nossos servidores: nenhum dado é enviado a serviços externos.

• Pasta reservada

  A pasta da negociação, do litígio, da reorganização: durante algumas semanas tem de desaparecer da vista de todos. «Tornar reservada» esconde-a a quem não seja administrador do Files, subpastas incluídas. Quando a reabre, quem tinha acesso volta a tê-lo, sem refazer nada.

• Pasta em só leitura

  O processo fechado que já não deve mudar, ou a pasta em que devem escrever duas pessoas e mais nada. «Arquivar» põe-na em só leitura para todos, administradores incluídos; «Proteger» para todos exceto quem escolher. Com uma expiração se for preciso, em cascata em subpastas e ficheiros.

• Retenção e retenção legal

  Faturas, recibos de vencimento, contratos, processos clínicos: documentos que a lei exige guardar durante um período preciso. A retenção bloqueia-os até essa data: não vão para a reciclagem, não se sobrepõem, não se eliminam — nem pelo administrador. E quando o período termina, a destruição é rastreada.

Provar e conservar

• Carimbo temporal blockchain

  O Files calcula a impressão SHA-256 do conteúdo e ancora-a à blockchain Bitcoin através do OpenTimestamps. Daí sai uma prova imutável de que aquele ficheiro, tal como está, existia naquele momento — verificável por qualquer pessoa, mesmo sem a Kamzan.

• Conservação legal

  Envio para conservação legal conforme AgID através da Intesi Group, conservador acreditado: depósito do ficheiro com os seus metadados, registo dos recibos, integridade certificada ao longo do tempo. Para recibos de vencimento, contratos, faturas, atas: tudo o que a lei exige conservar, não só guardar.

• Assinatura eletrónica com o kSign

  O contrato está no Files, os signatários estão no kSign. «Enviar para assinatura» a partir do botão direito abre o pedido de assinatura no documento que tem à frente: escolhe quem assina e como, e o kSign faz o seu trabalho. Requer o produto kSign ativo na sua empresa.

• Rastreio de aberturas

  Ative-o numa pasta e cada abertura dos ficheiros é registada: pessoa, data, endereço IP, modo. Um distintivo no ficheiro diz quantas pessoas o abriram; o detalhe está a um clique. Vale para o contabilista que envia o balanço, o CAF que entrega o 730, quem quer que tenha de saber que o cliente leu.

• Expiração de ficheiros

  Cada documento que tem uma data de fim — apólice, certificação, contrato, autorização — traz a sua expiração no Files. Um lembrete chega antes, na expiração acontece o que decidiu para essa pasta, e a coleção «A expirar» mostra o que está prestes a terminar, por ordem de urgência.

Controlar quem acede

• Auditor

  O auditor vê todas as partilhas, os acessos e os logins de cada utilizador do Files; pode investigar, pedir explicações e revogar. E cada ação sua — inspeção, relatório, pergunta, investigação — é registada e visível aos administradores. Para o DPO, o responsável de compliance, o revisor que tem de responder «quem tinha acesso a isto, e quando».

• Justificação de mudança de acesso

  Sempre que alguém atribui, altera ou revoga um nível de acesso, o Files pede uma justificação e não prossegue sem ela. O registo conserva quem fez a alteração, a quem, em que pasta ou ficheiro, de que nível para qual, e porquê. Administradores e auditores recebem um e-mail.

• Ver como utilizador

  «Porque é que o Marco não vê a pasta Fornecedores?» Em vez de telefonar ao Marco, abre-a como ele a vê: pastas, ficheiros e permissões efetivas, só em leitura, com uma faixa que lembra sempre de quem é a vista. O espaço pessoal está excluído e cada sessão é registada.

• Controlos de arquivo

  Todas as semanas ou todos os meses o Files assinala os ficheiros inativos: os partilhados mas que nenhum destinatário abriu, e os que ninguém partilha ou atribui há muito tempo. O relatório chega por e-mail e ao Centro de controlo. Nenhum ficheiro é eliminado ou movido: só assinalado.

• Expiração de utilizadores

  O estagiário de março, o consultor do projeto, o revisor da auditoria: utilizadores que têm um fim, e que ninguém se lembra de fechar. Com a expiração de utilizadores cada utilizador pode ter uma data de fim — ou suspender-se após um período de inatividade. Na expiração o acesso bloqueia-se; dados e conta ficam, e renova-se num clique.