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Documentos

O documento trabalha-se onde está, sem o transferir

Abra o contrato em Word dentro do browser, anote o PDF do cliente, deixe um comentário com a menção ao colega. Se alguém já tem o ficheiro aberto vê-o, e não o sobrepõe.

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Menos cópias a circular, menos «qual é a versão boa?»

O ficheiro transferido, alterado e reenviado por e-mail é a fonte de todas as versões erradas. No Files os documentos Office abrem-se no OnlyOffice no browser, e cada gravação é uma versão; os PDF anotam-se com caneta, marcador, texto e formas; os ficheiros de texto e de código têm o seu editor com a sintaxe colorida. À volta do ficheiro: comentários com respostas, menções e reações, um chat por pasta, e o quadro para o que todos têm de ver.

Como funciona

  1. Abra no editor

    A partir da pré-visualização, «Abrir no editor»: Word, Excel, PowerPoint e os formatos abertos alteram-se no OnlyOffice. O ficheiro permanece cifrado no arquivo; a versão anterior fica 90 dias.

  2. Anote, comente, mencione

    Oito ferramentas no PDF, do traço livre à seta. No painel de comentários escreve @Giulia e ela recebe a notificação; as reações fecham a discussão sem mais uma mensagem.

  3. Vê quem tem o ficheiro aberto

    Quando um colega abre o ficheiro a partir do desktop, o ícone do cadeado aparece em tempo real a todos os outros. O bloqueio expira sozinho se o computador se desligar.

Uma só versão, com por cima os nomes de quem lhe tocou.

O que pode fazer

  • OnlyOffice integrado

    Documentos, folhas e apresentações no browser, com pré-visualização em PDF de qualquer ficheiro Office mesmo sem o abrir.

  • Anotador de PDF

    Caneta, marcador, texto, retângulo, círculo, seta, linha, borracha. O PDF anotado é uma nova versão, o original fica.

  • Editor de texto e código

    Mais de quarenta extensões — .md, .json, .csv, .sql, .py — com números de linha e sintaxe colorida, diretamente no ficheiro em arquivo.

  • Comentários com menções e reações

    Discussões com respostas em ficheiros e pastas, menções com preenchimento automático, lido/não lido. Os autores externos anonimizam-se se for preciso.

  • Chat e quadro

    Um chat ligado à pasta ou ao espaço de trabalho, com quem é membro. No quadro afixam-se ficheiros, pastas e avisos para todos.

  • Modelos de documento

    O orçamento, a carta de encomenda, a ata: modelos prontos de que nasce o novo ficheiro, já na pasta certa.

Aprofundamentos

Escrever e comentar

  • Editor colaborativo

    Nada de «transfere, altera, recarrega como v2». O Word, o Excel ou o PowerPoint abre-se no browser, dentro do Files, com o OnlyOffice. Se um colega também o abrir, escrevem juntos na mesma sessão, e o distintivo no ficheiro diz «Marco + 1 outro estão a trabalhar nele».

  • Editor de texto

    Um apontamento .txt, a configuração .yaml, o .json exportado do sistema de gestão, o .md do procedimento: abrem-se e corrigem-se dentro do Files, com um editor que percebe o formato. Sem transferir, sem o Bloco de Notas, sem recarregar.

  • Documentos da empresa

    Em todas as empresas há um «Papel timbrado_v3_FINAL_ok.docx» que circula por e-mail. Com os Documentos da empresa os modelos vivem num só lugar: quem tem de escrever uma carta faz «Novo a partir de modelo» na pasta do cliente, e o documento nasce já paginado, pronto no editor online.

  • Comentários

    «Mas a cláusula 4, alterámo-la?» — perguntado no chat, perde-se; escrito como comentário no contrato, fica lá com a resposta, a reação e quem o leu. Os comentários estão no ficheiro ou na pasta, com menções que avisam, threads que mantêm a ordem e um contador de não lidos.

Trabalhar nos PDF

  • Anotação de PDF

    O rascunho do contrato a rever, a prancha com o erro a assinalar, o orçamento a carimbar «Aprovado»: abre-se o PDF no Files e desenha-se por cima — caneta, marcador, texto, setas, formas, carimbos, notas. Depois guarda-se: no original, como versão nova, ou numa cópia.

  • Preenchimento de formulários PDF

    A declaração, o formulário do banco, o pedido de férias: PDF com os campos já prontos. No Files preenche-os onde estão — texto, caixas, menus, opções, assinatura — e guarda o formulário preenchido como versão nova ou como cópia. Nada de impressão, nada de digitalização torta.

  • Alterar PDF

    O Word original já não existe, o PDF tem uma gralha na página 3 e falta o anexo. Alterar PDF abre o ficheiro no editor OnlyOffice: reescreve o texto, acrescenta ou retira páginas, guarda. A versão anterior fica no histórico; se preferir, trabalha numa cópia.

Voltar atrás

  • Versões

    Alguém guardou por cima do orçamento bom. A tabela de preços recarregada tinha a coluna errada. O contrato corrigido no OnlyOffice perdeu um artigo. No Files nenhum destes é um problema: sempre que o conteúdo de um ficheiro muda, o anterior fica no histórico, com número, data e tamanho. Transfere-se, repõe-se no seu lugar.

Perguntas frequentes

É preciso o Microsoft Office?

Não. O OnlyOffice abre e guarda os formatos Office e OpenDocument no browser. Se preferir o Word no computador, «Abrir localmente» a partir do desktop fá-lo, com o bloqueio de alteração ativo.

Duas pessoas podem alterar o mesmo documento em conjunto?

No OnlyOffice no browser sim, com as alterações visíveis em tempo real. A partir do desktop o ficheiro fica bloqueado para quem o abre: os outros veem-no só em leitura até ser fechado.

O cliente externo pode comentar?

Sim, se o seu perfil ou o seu nível de acesso o permitir. Pode também anonimizar os autores externos nos comentários que saem da empresa.

As outras funcionalidades do Files

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