Funcionalidades
Tudo o que o Files faz, página a página
Cada funcionalidade tem a sua página: o que faz, como funciona, o que pode fazer, as perguntas mais frequentes. Os aprofundamentos estão sob a funcionalidade a que pertencem.
Visão geral do Files
Organizar e reencontrar
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Arquivo
Arquivo e organização
Pastas que dizem quem lá entra, espaços de trabalho para cada cliente ou encomenda, etiquetas e pesquisa que pesquisa mesmo. A estrutura boa guarda-se como modelo e reutiliza-se.
Descrever e reencontrar
Espaços e coleções
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Desktop
Desktop, sincronização e migração
Duplo clique e o ficheiro abre-se com o Excel, o AutoCAD ou o que usar. Guarda, e no arquivo está a versão nova com a antiga por baixo. Quem vem do Nextcloud traz tudo para dentro com um job, não à mão.
Aprofundamentos
Partilhar e controlar os acessos
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Partilha
Partilha e ligações públicas
Uma ligação diz o que se pode fazer — ver, transferir, carregar, alterar — até quando, e a quem. A página que o cliente abre tem o seu logótipo, não o nosso. E fica escrito quem a abriu.
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Acessos
Permissões, perfis e grupos
Um colaborador interno, um colaborador externo, um convidado e um revisor não precisam das mesmas coisas. No Files têm tipos diferentes, níveis de acesso diferentes nas pastas, grupos diferentes e, onde é preciso, um acesso que expira sozinho.
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Espaços de trabalho
Espaços de trabalho e aprovações
Para o concurso é preciso que ninguém transfira sem a autorização do responsável; para o cliente é preciso saber quem leu o contrato. São regras do espaço de trabalho, não promessas verbais.
Trabalhar em conjunto
Fazer circular os documentos
Proteger e conservar
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Segurança
Segurança e conservação
Os ficheiros são cifrados com uma chave que existe só para a sua empresa. O que não deve circular vai para o cofre; o que não se pode eliminar tem uma retenção legal; tudo o que acontece fica escrito onde ninguém o pode reescrever.
Proteger os documentos
Provar e conservar
Trabalhar nos conteúdos
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Documentos
Trabalhar nos documentos
Abra o contrato em Word dentro do browser, anote o PDF do cliente, deixe um comentário com a menção ao colega. Se alguém já tem o ficheiro aberto vê-o, e não o sobrepõe.
Escrever e comentar
Trabalhar nos PDF
Voltar atrás
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IA
Inteligência artificial
«Onde está a cláusula sobre a penalização no contrato Morelli?» — e a resposta chega com o ficheiro e a passagem. As fotografias etiquetam-se sozinhas, as gravações tornam-se texto, os dados pessoais ocultam-se antes de partilhar.
Aprofundamentos
Torná-lo seu
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Personalização
Personalização e marca
Daria alguma vez a um cliente um cartão de visita com o logótipo de outra pessoa? Com a Kamzan a área em que entra, a ligação que recebe e o e-mail que lhe chega têm o seu nome — e a personalização vale para todo o ecossistema, não só para o Files.
Alex