Envoyer de gros fichiers : les méthodes pour les entreprises
Pour envoyer de gros fichiers, la méthode la plus pratique consiste à les téléverser dans un cloud et à envoyer un lien au destinataire plutôt que de les joindre à un e-mail. La plupart des boîtes mail limitent les pièces jointes à quelques dizaines de mégaoctets, alors qu’avec un lien la taille dépend du service que vous utilisez.
Pourquoi l’e-mail ne suffit pas
Les pièces jointes lourdes sont souvent refusées par le serveur du destinataire, remplissent les boîtes mail et circulent en de nombreuses copies. La limite change d’un fournisseur à l’autre et vous ne connaissez pas toujours celle de votre destinataire : le message peut revenir justement quand vous êtes pressé.
Les principales méthodes
Un lien depuis un cloud
Vous téléversez le fichier et vous envoyez l’adresse. Le destinataire le télécharge quand vous le décidez, et vous pouvez ajouter un mot de passe et une date d’expiration. C’est la méthode la plus adaptée au travail de tous les jours.
Un service d’envoi temporaire
Vous téléversez le fichier et le service le garde en ligne quelques jours. C’est pratique pour un envoi ponctuel, mais il n’offre généralement aucun contrôle des accès et le fichier ne reste pas dans les archives de l’entreprise. Avant de l’utiliser pour des documents professionnels, vérifiez où vont les données.
Un dossier partagé
Si l’échange est continu, partagez un dossier entier. Tout le monde travaille sur les mêmes fichiers et vous n’avez pas à renvoyer à chaque modification.
La compression
Une archive ZIP aide à regrouper de nombreux fichiers en un seul, mais elle réduit peu le poids des vidéos, photos et PDF déjà compressés. Elle sert surtout à garder les documents ensemble.
Comment choisir
| Situation | Méthode adaptée |
|---|---|
| Un fichier lourd à envoyer à un client | Lien avec mot de passe et date d’expiration |
| Beaucoup de fichiers sur un même projet | Dossier partagé |
| Beaucoup de documents à envoyer ensemble | Archive ZIP et lien |
| Vous devez recevoir des documents d’un client | Lien avec demande de dépôt |
Que vérifier avant d’envoyer
- La limite par fichier du service que vous utilisez.
- L’espace disponible, le vôtre et celui de l’entreprise.
- La connexion : si elle s’interrompt, le téléversement peut-il reprendre ou faut-il tout recommencer ?
- Qui peut ouvrir le lien et pendant combien de temps.
- Le nom du fichier : celui qui le reçoit doit comprendre tout de suite de quoi il s’agit.
Les erreurs les plus courantes
- Utiliser des comptes personnels pour des fichiers professionnels : les documents échappent au contrôle de l’entreprise.
- Découper un fichier en plusieurs e-mails : le reconstituer est pénible et des morceaux se perdent.
- Laisser le lien ouvert indéfiniment : retirez l’accès quand il n’est plus utile.
- Envoyer des versions différentes : si le fichier change, mettez à jour celui qui est partagé au lieu d’en envoyer un nouveau.
Envoyer de gros fichiers avec Files
Avec Files, la limite par fichier dépend de la configuration de votre entreprise : elle est normalement de 5 GB. Si un fichier la dépasse, Files vous le signale avant de lancer le téléversement. Les personnes qui téléversent depuis un lien externe ont une limite de 100 MB par fichier. Les gros fichiers sont téléversés par blocs et, si la connexion s’interrompt, le téléversement reprend là où il s’était arrêté.
Une fois téléversé, le fichier se partage avec un lien protégé par mot de passe et à durée limitée. Si vous cherchez plutôt comment organiser l’échange de documents, lisez comment partager des fichiers avec vos clients.
Alex