Cómo enviar archivos grandes: los métodos para empresas

Para enviar archivos grandes, el método más práctico es subirlos a una nube y mandar un enlace al destinatario en lugar de adjuntarlos a un correo. La mayoría de los buzones limita los adjuntos a unas pocas decenas de megabytes, mientras que con un enlace el tamaño depende del servicio que uses.

Por qué el correo no basta

Los adjuntos pesados suelen ser rechazados por el servidor del destinatario, llenan los buzones y quedan dando vueltas en muchas copias. El límite cambia de un proveedor a otro y no siempre sabes cuál es el de quien recibe: el mensaje puede rebotar justo cuando tienes prisa.

Los métodos principales

Un enlace desde una nube

Subes el archivo y envías la dirección. El destinatario lo descarga cuando tú quieras, y puedes añadir contraseña y fecha de caducidad. Es el método más adecuado para el trabajo diario.

Un servicio de envío temporal

Subes el archivo y el servicio lo mantiene en línea unos días. Es cómodo para un envío puntual, pero normalmente no ofrece control sobre los accesos y el archivo no queda en el archivo de la empresa. Antes de usarlo con documentos de trabajo, comprueba dónde acaban los datos.

Una carpeta compartida

Si el intercambio es continuo, comparte una carpeta entera. Todos trabajan sobre los mismos archivos y no tienes que repetir el envío con cada cambio.

La compresión

Un archivo ZIP ayuda a reunir muchos archivos en uno solo, pero reduce poco el peso de vídeos, fotos y PDF que ya están comprimidos. Sirve sobre todo para mantener juntos los documentos.

Cómo elegir

Situación	Método adecuado
Un archivo pesado para enviar a un cliente	Enlace con contraseña y caducidad
Muchos archivos del mismo proyecto	Carpeta compartida
Muchos documentos para enviar juntos	Archivo ZIP y enlace
Necesitas recibir documentos de un cliente	Enlace con solicitud de subida

Qué comprobar antes de enviar

1. El límite por archivo del servicio que usas.
2. El espacio disponible, el tuyo y el de la empresa.
3. La conexión: si se interrumpe, ¿la subida puede reanudarse o tienes que empezar de nuevo?
4. Quién puede abrir el enlace y durante cuánto tiempo.
5. El nombre del archivo: quien lo recibe debe entender enseguida qué es.

Los errores más comunes

• Usar cuentas personales para archivos de trabajo: los documentos quedan fuera del control de la empresa.
• Dividir un archivo en muchos correos: volver a juntarlo es incómodo y se pierden partes.
• Dejar el enlace abierto para siempre: retira el acceso cuando ya no haga falta.
• Enviar versiones distintas: si el archivo cambia, actualiza el compartido en lugar de enviar uno nuevo.

Enviar archivos grandes con Files

Con Files el límite por archivo depende de la configuración de tu empresa: normalmente es de 5 GB. Si un archivo lo supera, Files te avisa antes de empezar la subida. Quien sube desde un enlace externo tiene un límite de 100 MB por archivo. Los archivos grandes se suben por bloques y, si la conexión se interrumpe, la subida se reanuda desde donde se había detenido.

Una vez subido, el archivo se comparte con un enlace con contraseña y caducidad. Si en cambio estás decidiendo cómo organizar el intercambio de documentos, lee cómo compartir archivos con los clientes.