Extensión de Files
El membrete correcto, sin buscar la última versión
En toda empresa hay un «Membrete_v3_FINAL_ok.docx» que circula por correo. Con Documentos de empresa las plantillas viven en un solo sitio: quien tiene que escribir una carta hace «Nuevo desde plantilla» en la carpeta del cliente, y el documento nace ya maquetado, listo en el editor en línea.
Las plantillas están fuera del archivo
Una plantilla no es un archivo entre archivos: tiene su propio espacio cifrado aparte, no aparece en el explorador, la papelera ni la búsqueda. La carga quien tiene el privilegio «Gestionar los documentos de empresa» — en Ajustes → Documentos de empresa — en formato Word, .docx o .dotx, el formato con el que casi siempre nace un membrete. «Crear desde plantilla» hace una copia real en la carpeta elegida: un archivo nuevo, con sus versiones y sus permisos, que se abre en el editor colaborativo. La plantilla queda intacta para el siguiente.
Cómo funciona
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Carga las plantillas
Ajustes → Documentos de empresa: membrete, carta de encargo, acta de reunión. Word .docx o .dotx, con nombre y descripción.
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Nuevo desde plantilla
En la carpeta del cliente: «Nuevo» → «Desde plantilla» → elige. Files crea la copia ahí, con el nombre que le des, y la abre en el editor.
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Escribe, y la plantilla no se toca
Editas el documento nuevo como cualquier otro. Cuando cambia el membrete, se sustituye la plantilla en los ajustes: a partir de ahí nacen documentos nuevos.
La plantilla se carga una vez. El documento nace cada vez.
Qué puedes hacer
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Word .docx y .dotx
El formato de plantilla de Word se acepta como tal, así la conversión para el editor lo trata del modo correcto.
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Un privilegio para gestionarlas, todos para usarlas
Cargar y sustituir plantillas es del tipo de usuario — un gestor, la secretaría. Crear un documento a partir de ellas es de cualquiera que pueda escribir en la carpeta.
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Fuera del explorador, la papelera y la búsqueda
Las plantillas no se borran por error junto con una carpeta ni atascan los resultados: están en un lugar propio.
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Requiere el Editor colaborativo
Para editar en línea el documento creado desde la plantilla. Sin editor, la copia se descarga y se trabaja en Word.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener plantillas distintas por departamento?
Sí: cargas tantas plantillas como haga falta — membrete comercial, legal, RR. HH. — y quien crea elige de la lista. No hay límite por departamento.
¿El documento creado queda vinculado a la plantilla?
No: es una copia independiente. Cambiar la plantilla después no cambia los documentos ya creados — que es lo que quieres de una carta ya enviada.
¿Funciona también con Excel y PowerPoint?
Hoy las plantillas son documentos Word. Para hojas y presentaciones recurrentes el camino es una carpeta «Plantillas» de solo lectura y «Duplicar».
Las demás funcionalidades de Files
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Alex