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Extensão do Files

O papel timbrado certo, sem procurar a última versão

Em todas as empresas há um «Papel timbrado_v3_FINAL_ok.docx» que circula por e-mail. Com os Documentos da empresa os modelos vivem num só lugar: quem tem de escrever uma carta faz «Novo a partir de modelo» na pasta do cliente, e o documento nasce já paginado, pronto no editor online.

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Os modelos estão fora do arquivo

Um modelo não é um ficheiro entre os ficheiros: tem o seu espaço cifrado separado, não aparece no explorador, na reciclagem, na pesquisa. Carrega-o quem tem o privilégio «Gerir os documentos da empresa» — em Definições → Documentos da empresa — em formato Word, .docx ou .dotx, o formato com que nasce quase sempre um papel timbrado. «Criar a partir de modelo» faz uma cópia real na pasta escolhida: um novo ficheiro, com as suas versões e as suas permissões, que se abre no editor colaborativo. O modelo permanece intacto para o próximo.

Como funciona

  1. Carregue os modelos

    Definições → Documentos da empresa: papel timbrado, carta de encomenda, ata de reunião. Word .docx ou .dotx, com nome e descrição.

  2. Novo a partir de modelo

    Na pasta do cliente: «Novo» → «A partir de modelo» → escolhe. O Files cria a cópia ali, com o nome que der, e abre-a no editor.

  3. Escreva, e não toca no modelo

    Altera o documento novo como qualquer outro. Quando o papel timbrado muda, substitui-se o modelo nas definições: daí em diante nascem documentos novos.

O modelo carrega-se uma vez. O documento nasce de cada vez.

O que pode fazer

  • Word .docx e .dotx

    O formato de modelo do Word é aceite como tal, para que a conversão para o editor o trate da forma certa.

  • Um privilégio para os gerir, todos para os usar

    Carregar e substituir os modelos é do tipo — um gestor, o secretariado. Criar um documento a partir deles é de qualquer pessoa que possa escrever na pasta.

  • Fora do explorador, da reciclagem, da pesquisa

    Os modelos não se eliminam por engano juntamente com uma pasta e não entopem os resultados: estão num lugar próprio.

  • Requer o Editor colaborativo

    Para alterar online o documento criado a partir do modelo. Sem editor, a cópia transfere-se e trabalha-se no Word.

Perguntas frequentes

Posso ter modelos diferentes por departamento?

Sim: carrega quantos modelos forem precisos — papel timbrado comercial, jurídico, RH — e quem cria escolhe da lista. Não há limite por departamento.

O documento criado fica ligado ao modelo?

Não: é uma cópia independente. Mudar o modelo depois não muda os documentos já criados — é o que quer de uma carta já enviada.

Funciona também com Excel e PowerPoint?

Hoje os modelos são documentos Word. Para folhas e apresentações recorrentes o caminho é uma pasta «Modelos» com a permissão só de leitura e «Duplicar».

As outras funcionalidades do Files

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