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Extension de Files

Le bon papier à en-tête, sans chercher la dernière version

Dans chaque entreprise, il y a un « Papier en-tête_v3_FINAL_ok.docx » qui circule par e-mail. Avec Documents d’entreprise, les modèles vivent en un seul endroit : celui qui doit écrire une lettre fait « Nouveau depuis un modèle » dans le dossier du client, et le document naît déjà mis en page, prêt dans l’éditeur en ligne.

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Les modèles sont hors de l’archive

Un modèle n’est pas un fichier parmi les fichiers : il a son espace chiffré séparé, n’apparaît pas dans le navigateur, dans la corbeille, dans la recherche. Celui qui a le privilège « Gérer les documents d’entreprise » le charge — dans Paramètres → Documents d’entreprise — au format Word, .docx ou .dotx, le format avec lequel naît presque toujours un papier à en-tête. « Créer depuis un modèle » fait une vraie copie dans le dossier choisi : un nouveau fichier, avec ses versions et ses permissions, qui s’ouvre dans l’éditeur collaboratif. Le modèle reste intact pour le suivant.

Comment ça marche

  1. Chargez les modèles

    Paramètres → Documents d’entreprise : papier à en-tête, lettre de mission, procès-verbal de réunion. Word .docx ou .dotx, avec nom et description.

  2. Nouveau depuis un modèle

    Dans le dossier du client : « Nouveau » → « Depuis un modèle » → choisissez. Files crée la copie là, avec le nom que vous donnez, et l’ouvre dans l’éditeur.

  3. Écrivez, et le modèle, vous n’y touchez pas

    Vous modifiez le nouveau document comme n’importe quel autre. Quand le papier à en-tête change, on remplace le modèle dans les paramètres : à partir de là naissent les nouveaux documents.

Le modèle se charge une fois. Le document naît à chaque fois.

Ce que vous pouvez faire

  • Word .docx et .dotx

    Le format modèle de Word est accepté comme tel, ainsi la conversion pour l’éditeur le traite de la bonne manière.

  • Un privilège pour les gérer, tous pour les utiliser

    Charger et remplacer les modèles est du type — un gestionnaire, le secrétariat. En créer un document est à quiconque peut écrire dans le dossier.

  • Hors du navigateur, de la corbeille, de la recherche

    Les modèles ne se suppriment pas par erreur avec un dossier et n’encombrent pas les résultats : ils sont à un endroit à eux.

  • Nécessite l’Éditeur collaboratif

    Pour modifier en ligne le document créé depuis le modèle. Sans éditeur, la copie se télécharge et se travaille dans Word.

Questions fréquentes

Puis-je avoir des modèles différents par service ?

Oui : vous chargez autant de modèles qu’il en faut — papier à en-tête commercial, juridique, RH — et celui qui crée choisit dans la liste. Il n’y a pas de limite par service.

Le document créé reste-t-il lié au modèle ?

Non : c’est une copie indépendante. Changer le modèle ensuite ne change pas les documents déjà créés — c’est ce qu’on veut d’une lettre déjà envoyée.

Cela fonctionne-t-il aussi avec Excel et PowerPoint ?

Aujourd’hui les modèles sont des documents Word. Pour les feuilles et présentations récurrentes, la voie est un dossier « Modèles » avec la permission de lecture seule et « Dupliquer ».

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