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Extensão do Files

«Preciso do teu certificado até sexta-feira.» Dito uma vez, rastreado até à entrega.

As presenças de doze pessoas, o documento de identidade do novo colaborador, o relatório do consultor. Um pedido de ficheiros diz a quem, o quê, onde e até quando; quem recebe carrega na pasta certa, e você vê num painel quem entregou, quem está em curso, quem falta — sem andar atrás de ninguém por e-mail.

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O pedido autoriza a entrega

Um pedido vive numa pasta de destino e tem um ou mais destinatários, membros do Files. Dois modos: um ficheiro de cada um — completa-se quando todos carregaram — ou um só do grupo — basta que um entregue. Quem recebe encontra o pedido na barra lateral «Os meus pedidos», aterra diretamente na pasta, e pode carregar mesmo que o seu nível de acesso normalmente não o permita: o pedido autoriza-o a entregar ali, e só ali. Prazo com pré-aviso de zero a sete dias, entrega em atraso admitida ou não — reabrir é só mover a data. Quem pediu, ou quem gere os pedidos na pasta, lembra, anula, reabre; nunca um destinatário. Com a Aprovação ativa, o ficheiro entregue pode entrar de imediato no fluxo do revisor.

Como funciona

  1. Peça

    Botão direito na pasta → Pedir ficheiros: o que é preciso, a quem, até quando, um ficheiro por pessoa ou um para todos, quem mais avisar na entrega.

  2. Eles entregam

    Notificação e e-mail com a ligação que abre a pasta certa e o pedido já à vista. Carregam, e o pedido marca «entregue» para eles.

  3. Você olha para o painel

    Por iniciar, em curso, concluído: por pedido e por pessoa. O chip na pasta diz quantos pedidos ainda estão abertos; o lembrete parte daí.

Quem entregou e quem falta: um ecrã, não uma folha Excel à parte.

O que pode fazer

  • Um por pessoa ou um para todos

    As presenças: cada um o seu. A ata da reunião: basta que a carregue um.

  • Autoriza a carregar

    Um Convidado só em leitura pode entregar na pasta do pedido. O Files avisa-o quando o escolhe: «o pedido autorizá-los-á na mesma».

  • Prazo e atraso

    Pré-aviso até sete dias antes; entrega em atraso permitida ou não. Um pedido expirado reabre-se movendo a data.

  • Quem gere

    O requerente, e quem tem «Gerir os pedidos de ficheiros» na pasta: vê também os abertos por outros, lembra, anula, reabre. Nunca os destinatários.

  • Com a Aprovação

    «Na entrega, o ficheiro entra no fluxo de aprovação»: o certificado entregue verifica-o o responsável antes de valer.

Perguntas frequentes

Que diferença há em relação à ligação «pedido de documentos»?

A ligação é para quem não tem conta: uma caixa de correio pública. O pedido de ficheiros é para os membros do Files: nominativo, com estado por pessoa, prazo e painel. Para os clientes externos com muitos documentos há o Flow.

O destinatário pode entregar numa pasta que não vê?

O pedido abre-lhe a pasta de destino para entregar. Não lhe dá acesso ao resto: vê o pedido e o lugar onde carregar.

E os lembretes recorrentes?

Para «todos os meses carrega as presenças» há os lembretes de carregamento das Notificações de pasta, com a lista de verificação dos documentos esperados. O pedido de ficheiros é para uma entrega precisa, com um prazo.

As outras funcionalidades do Files

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