Extensión de Files
«Necesito tu certificado para el viernes.» Dicho una vez, seguido hasta la entrega.
Las presencias de doce personas, el documento de identidad del nuevo empleado, el informe del consultor. Una solicitud de archivos dice a quién, qué, dónde y para cuándo; quien recibe sube en la carpeta correcta, y tú ves en un panel quién ha entregado, quién está en ello, quién falta — sin perseguir a nadie por correo.
La solicitud autoriza la entrega
Una solicitud vive en una carpeta de destino y tiene uno o más asignados, miembros de Files. Dos modos: un archivo de cada uno — se completa cuando todos han subido — o uno solo del grupo — basta que uno entregue. Quien recibe encuentra la solicitud en el lateral «Mis solicitudes», aterriza directamente en la carpeta, y puede subir aunque su nivel de acceso normalmente no lo permita: la solicitud le autoriza a entregar ahí, y solo ahí. Plazo con aviso de cero a siete días, entrega tardía permitida o no — reabrir es solo mover la fecha. Quien pidió, o quien gestiona las solicitudes en la carpeta, recuerda, anula, reabre; nunca un destinatario. Con la Aprobación activa, el archivo entregado puede entrar de inmediato en el flujo del revisor.
Cómo funciona
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Pide
Botón derecho sobre la carpeta → Solicitar archivo: qué hace falta, a quién, para cuándo, un archivo por persona o uno para todos, a quién más avisar en la entrega.
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Ellos entregan
Aviso y correo con el enlace que abre la carpeta correcta y la solicitud ya a la vista. Suben, y la solicitud marca «entregado» para ellos.
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Tú miras el panel
Por iniciar, en curso, completada: por solicitud y por persona. La chip en la carpeta dice cuántas solicitudes siguen abiertas; el recordatorio sale desde ahí.
Quién ha entregado y quién falta: una pantalla, no una hoja Excel aparte.
Qué puedes hacer
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Uno por persona o uno para todos
Las presencias: cada uno la suya. El acta de la reunión: basta que la suba uno.
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Autoriza a subir
Un Guest de solo lectura puede entregar en la carpeta de la solicitud. Files te avisa cuando lo eliges: «la solicitud les autorizará igualmente».
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Plazo y retraso
Aviso hasta siete días antes; entrega tardía permitida o no. Una solicitud caducada se reabre moviendo la fecha.
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Quién gestiona
El solicitante, y quien tiene «Gestionar las solicitudes de archivos» sobre la carpeta: ve también las abiertas por otros, recuerda, anula, reabre. Nunca los destinatarios.
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Con la Aprobación
«En la entrega, el archivo entra en el flujo de aprobación»: el certificado entregado lo verifica el responsable antes de que valga.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia del enlace «solicitud de documentos»?
El enlace es para quien no tiene cuenta: un buzón público. La solicitud de archivos es para los miembros de Files: nominativa, con estado por persona, plazo y panel. Para clientes externos con muchos documentos está Flow.
¿El destinatario puede entregar en una carpeta que no ve?
La solicitud le abre la carpeta de destino para entregar. No le da acceso al resto: ve la solicitud y el sitio donde subir.
¿Y los recordatorios recurrentes?
Para «cada mes sube las presencias» están los recordatorios de subida de las Notificaciones de carpeta, con la lista de documentos esperados. La solicitud de archivos es para una entrega concreta, con un plazo.
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex