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Extension de Files

« Il me faut votre certificat d’ici vendredi. » Dit une fois, tracé jusqu’à la remise.

Les présences de douze personnes, la pièce d’identité du nouvel embauché, le rapport du consultant. Une demande de fichier dit à qui, quoi, où et pour quand ; celui qui reçoit charge dans le bon dossier, et vous voyez dans un tableau de bord qui a remis, qui est en cours, qui manque — sans courir après personne par e-mail.

Demander une démo Vue d’ensemble de Files

La demande autorise la remise

Une demande vit sur un dossier de destination et a un ou plusieurs assignés, membres de Files. Deux modes : un fichier de chacun — complète quand tous ont chargé — ou un seul du groupe — il suffit qu’un remette. Celui qui reçoit trouve la demande dans le volet « Mes demandes », atterrit directement dans le dossier, et peut charger même si son niveau d’accès ne le permet normalement pas : la demande l’autorise à remettre là, et seulement là. Échéance avec préavis de zéro à sept jours, remise en retard admise ou non — rouvrir, c’est seulement déplacer la date. Celui qui a demandé, ou qui gère les demandes sur le dossier, relance, annule, rouvre ; jamais un destinataire. Avec l’Approbation active, le fichier remis peut entrer tout de suite dans le flux du relecteur.

Comment ça marche

  1. Demandez

    Clic droit sur le dossier → Demander un fichier : ce qu’il faut, à qui, pour quand, un fichier chacun ou un pour tous, qui d’autre prévenir à la remise.

  2. Ils remettent

    Notification et e-mail avec le lien qui ouvre le bon dossier et la demande déjà en vue. Ils chargent, et la demande marque « remis » pour eux.

  3. Vous regardez le tableau de bord

    À commencer, en cours, complétée : par demande et par personne. La puce sur le dossier dit combien de demandes sont encore ouvertes ; la relance part de là.

Qui a remis et qui manque : un écran, pas une feuille Excel à part.

Ce que vous pouvez faire

  • Un chacun ou un pour tous

    Les présences : chacun la sienne. Le procès-verbal de la réunion : il suffit qu’un le charge.

  • Autorise à charger

    Un Invité en lecture seule peut remettre dans le dossier de la demande. Files vous prévient quand vous le choisissez : « la demande les autorisera quand même ».

  • Échéance et retard

    Préavis jusqu’à sept jours avant ; remise en retard autorisée ou non. Une demande expirée se rouvre en déplaçant la date.

  • Qui gère

    Le demandeur, et celui qui a « Gérer les demandes de fichier » sur le dossier : il voit aussi celles ouvertes par d’autres, relance, annule, rouvre. Jamais les destinataires.

  • Avec l’Approbation

    « À la remise, le fichier entre dans le flux d’approbation » : le certificat remis, le responsable le vérifie avant qu’il ne vaille.

Questions fréquentes

Quelle différence avec le lien « demande de documents » ?

Le lien est pour ceux qui n’ont pas de compte : une boîte aux lettres publique. La demande de fichier est pour les membres de Files : nominative, avec état par personne, échéance et tableau de bord. Pour les clients externes avec beaucoup de documents, il y a Flow.

Le destinataire peut-il remettre dans un dossier qu’il ne voit pas ?

La demande lui ouvre le dossier de destination pour remettre. Elle ne lui donne pas accès au reste : il voit la demande et l’endroit où charger.

Et les rappels récurrents ?

Pour « chaque mois, chargez les présences », il y a les rappels de chargement des Notifications de dossier, avec la liste des documents attendus. La demande de fichier est pour une remise précise, avec une échéance.

Les autres fonctionnalités de Files

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