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Estensione di Files

«Urgente», «Cliente Marino», «Da fatturare». Una parola sul file, e si ritrova.

Le cartelle dicono dove sta un file; le etichette dicono cos’è, per chi, in che stato — e un file può averne più d’una. Le etichette dell’azienda le vedono tutti; le tue personali solo tu; e le regole per parola chiave etichettano da sole quello che arriva: «fattura» nel testo, etichetta «Fattura» sul file.

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Tre tipi di etichetta, una categoria

Le etichette globali sono dell’azienda: le crea chi ha il permesso «Creare e modificare le etichette dell’azienda» e le vede chiunque abbia accesso al file. Le etichette personali sono private: ognuno crea le sue dal pannello Etichette e nessun altro le vede. La categoria primaria è una sola per file o cartella — «Contratto», «Fattura», «Verbale» — e serve a classificare, dove le etichette servono a marcare. Le regole automatiche lavorano al caricamento: su PDF, Word e file di testo Files estrae il testo e, se contiene le parole chiave di una regola, assegna l’etichetta globale corrispondente. Nessuna AI: una ricerca di parole, prevedibile e spiegabile. I set per settore — studio legale, commercialista, cantiere — creano in un click etichette e regole tipiche, da ritoccare.

Come funziona

  1. Prepara le etichette dell’azienda

    Impostazioni → Etichette: le globali, la categoria, e — se vuoi — un set pronto per il tuo settore da cui partire.

  2. Etichetta, a mano o con una regola

    Dal pannello sul file, in blocco su una selezione, o con una regola: «se il testo contiene “DURC” → etichetta “DURC”». Le regole si spengono senza cancellarle.

  3. Filtra e ritrova

    Nella ricerca e nell’elenco: tutti i file «Da fatturare» del cliente Marino, in qualunque cartella stiano.

Un file sta in una cartella sola. Può avere tutte le etichette che servono.

Cosa puoi fare

  • Globali e personali

    Quelle dell’azienda le vedono tutti; le tue le vedi tu. «Da rileggere» può restare un affare tuo.

  • Categoria primaria

    Una per risorsa, dal set dell’azienda: la classificazione che non si sovrappone.

  • Regole senza AI

    Parole chiave nel testo estratto da PDF, Word e file di testo, normalizzate senza accenti né maiuscole. Prevedibile: se la regola dice «fattura», etichetta i file che contengono «fattura».

  • Set per settore

    Un click crea etichette e regole tipiche del tuo settore; poi aggiungi o togli.

  • Con le Regole automatiche

    Una regola automatica può assegnare etichette come azione; le etichette da parola chiave lavorano invece sul contenuto.

Domande frequenti

Etichette o Campi per ricerca?

Le etichette sono parole da attaccare, una o più; i campi hanno un tipo e un valore — importo 7.400 €. «Urgente» è un’etichetta; «importo maggiore di 5.000» è un campo. Spesso servono entrambi.

Le regole leggono anche le scansioni?

Le regole lavorano sul testo estraibile: PDF con testo, Word, file di testo. Una scansione senza testo non viene etichettata da una regola; la Riorganizzazione automatica, con l’OCR, la classifica.

Chi vede le mie etichette personali?

Nessuno. Se un’etichetta deve servire ai colleghi, chi ha il permesso la crea come globale.

Le altre funzionalità di Files

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