Estensione di Files
«Le fatture sopra i cinquemila euro del cliente Marino»
Un’etichetta dice «fattura». Un campo dice «importo: 7.400 €», «cliente: Marino», «data documento: 12/03/2026» — e la ricerca lo capisce: maggiore di, fra, prima di. I campi si definiscono una volta per tutta l’azienda e si compilano sui file, in un pannello o in blocco su una selezione.
Un tipo per campo, un valore per file
I campi si definiscono nel Centro di controllo — Impostazioni → Funzionalità → Campi per ricerca — con un nome, una chiave stabile e un tipo: testo, numero, data, scelta da un elenco, valuta, sì/no. Si dice se vale per i file, per le cartelle o per entrambi, e se è «da compilare»: segnalato con un asterisco, senza che nessuno venga bloccato se lo lascia vuoto. Poi su ogni file il pannello dei campi mostra quelli disponibili e i valori compilati, con le chip in elenco. La valuta vale per tutto il campo — sui file si scrive solo l’importo — così i confronti restano veri. La ricerca filtra per valore, e con più campi insieme.
Come funziona
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Definisci i campi
Centro di controllo → Campi per ricerca: «Importo» valuta EUR, «Cliente» testo, «Tipo documento» scelta fra fattura, contratto, DDT, «Data documento» data. La chiave non cambia più dopo, così i filtri salvati restano validi.
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Compila sui file
Nel pannello del file, o in blocco su una selezione. Chi può modificare compila; chi può solo vedere legge. Le chip in elenco mostrano i valori senza aprire niente.
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Cerca per valore
Nella ricerca: importo fra 1.000 e 5.000, tipo = fattura, data nel 2026, cliente contiene «Marino». I filtri si sommano.
Un archivio con i campi compilati risponde alle domande. Uno con i nomi dei file, no.
Cosa puoi fare
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Sei tipi
Testo, numero, data, scelta, valuta, sì/no. Il tipo decide come si compila e come si confronta: una data si cerca per intervallo, una scelta per uguaglianza.
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Per file, per cartelle o entrambi
«Cliente» sulla cartella della pratica, «Importo» sui singoli file: ogni campo dichiara dove si applica.
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Diversi dalle etichette
Le etichette sono parole libere da attaccare; i campi hanno un tipo e un valore per file. Servono entrambi: l’etichetta «urgente», il campo «importo».
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In blocco su una selezione
Seleziona le trenta fatture di marzo e compila «Cliente» una volta sola. I valori diversi — l’importo — restano per file.
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Eliminazione consapevole
Eliminare un campo rimuove i valori da tutti i file, e Files lo dice prima. Meglio disattivarlo, se il dubbio c’è.
Domande frequenti
Chi può definire i campi?
L’amministratore, dal Centro di controllo, per tutta l’azienda. Compilarli è di chi può modificare il file.
L’AI può compilarli?
Oggi i campi si compilano a mano, singolarmente o in blocco. L’estrazione di importi e date dai documenti esiste già nella chat documentale e nell’analisi delle tabelle; portarla dentro i campi è il passo successivo.
Un campo in due valute?
Due campi: «Importo EUR» e «Importo USD». La valuta è del campo, non del file, così «maggiore di 5.000» resta un confronto vero.
Le altre funzionalità di Files
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Alex