Auftragsmarge berechnen: Formel und Beispiel

Die Marge eines Auftrags ist der Teil des Umsatzes, der übrig bleibt, wenn Sie die Kosten dieser Arbeit abziehen. Die Auftragsmarge berechnen Sie so: Marge = Erlös − Kosten und Marge in Prozent = Marge ÷ Erlös × 100. Die Kosten, die sich am schwersten erkennen lassen, sind fast immer die Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Deshalb brauchen Sie eine Projektzeiterfassung, also die auf jeden Auftrag erfassten Stunden.

Was Sie für die Berechnung brauchen

• Den Erlös des Auftrags: den vereinbarten Preis oder die abgerechneten Stunden multipliziert mit dem Satz.
• Die geleisteten Stunden: die auf den Auftrag erfassten Stunden aller beteiligten Personen.
• Die internen Stundenkosten: was eine Stunde jeder Person das Unternehmen kostet.
• Die externen Kosten: Lieferanten, Lizenzen, Reisen und alles, was mit diesem Auftrag zusammenhängt.

So berechnen Sie die internen Stundenkosten

Ein einfacher Weg ist, die Jahreskosten einer Person durch die Stunden zu teilen, die sie in einem Jahr arbeitet. Kostet eine Person das Unternehmen 52.500 Euro im Jahr und arbeitet sie 1.500 Stunden, betragen ihre Stundenkosten 35 Euro.

In die Jahreskosten sollten Sie alles einbeziehen, was das Unternehmen für diese Person zahlt, nicht nur das Nettogehalt. Wenn Sie auch die Gemeinkosten berücksichtigen möchten, addieren Sie einen Anteil. Wichtig ist, immer dieselbe Methode zu verwenden, damit die Aufträge vergleichbar bleiben. Die genauen Daten erhalten Sie von Ihrer Verwaltung oder Ihrem Lohn- bzw. Arbeitsrechtsberater.

Ein Beispiel mit Zahlen

Ein Auftrag über 10.000 Euro hat 120 Arbeitsstunden zu durchschnittlichen Kosten von 35 Euro pro Stunde erfordert, zuzüglich 1.300 Euro externer Kosten.

Position	Berechnung	Betrag
Erlös		10.000 €
Kosten der Stunden	120 × 35 €	4.200 €
Externe Kosten		1.300 €
Marge	10.000 € − 4.200 € − 1.300 €	4.500 €
Marge in Prozent	4.500 € ÷ 10.000 €	45 %

Wären es 160 statt 120 Stunden gewesen, wären die Stundenkosten auf 5.600 Euro gestiegen und die Marge auf 3.100 Euro gesunken, also auf 31 %. Vierzig nicht erfasste Stunden können einen Auftrag rentabel erscheinen lassen, der es gar nicht ist.

Die häufigsten Fehler

• Die Marge erst nach Abschluss der Arbeit berechnen: Wenn das Problem sichtbar wird, lässt es sich nicht mehr korrigieren.
• Die nicht abgerechnete Zeit vergessen: Besprechungen, Prüfungen und Korrekturen sind trotzdem Kosten.
• Stunden aus dem Gedächtnis schätzen: Die Marge ist nur so verlässlich wie die Stunden, von denen sie ausgeht.
• Marge und Aufschlag verwechseln: Der Aufschlag wird auf die Kosten berechnet, die Marge auf den Erlös.

So behalten Sie die Stunden pro Auftrag im Blick

Ausgangspunkt ist, die Stunden auf jedem Auftrag zu erfassen, auch mit einer einfachen Stundenzettel-Vorlage in Excel. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie was ein Stundenzettel (Timesheet) ist und wie man ihn ausfüllt.

Bei vielen Aufträgen ordnet Klokka die Stunden Kunde, Projekt und Aufgabe zu, bewertet sie mit Sätzen und internen Kosten und zeigt die Marge jedes Projekts: Wert minus Kosten der geleisteten Stunden. Die externen Kosten müssen Sie separat berücksichtigen.