Was ist ein Stundenzettel (Timesheet) und wie füllt man ihn aus? Mit Gratis-Vorlage
Was ist ein Stundenzettel? Er ist das Blatt (auf Englisch: Timesheet), auf dem eine Person festhält, wie viele Stunden sie für welche Arbeit aufgewendet hat, meist Woche für Woche. Er zeigt, wohin die Zeit geflossen ist: um einen Kunden abzurechnen, ein Projekt im Blick zu behalten oder zu verstehen, was ein Auftrag wirklich gekostet hat.
Was bedeutet Stundenzettel?
Der Begriff verbindet die Stunden mit dem Zettel, auf dem sie festgehalten werden. Ein Stundenzettel kann ein Blatt Papier, eine Excel-Datei oder eine Software sein: Das Werkzeug ändert sich, das Prinzip nicht. Anders als die Stempelzeit, die nur festhält, wann jemand kommt und geht, zeigt der Stundenzettel, woran gearbeitet wurde.
Was wird in einem Stundenzettel erfasst?
Ein vollständiger Stundenzettel enthält in der Regel:
- wer gearbeitet hat;
- wann, also den Tag oder die Woche;
- woran: Kunde, Projekt und Tätigkeit;
- wie viel: die Stunden für jede Arbeit;
- eine Notiz, falls sie hilft zu erklären, was gemacht wurde.
So füllen Sie ihn aus, Schritt für Schritt
- Woche anlegen: Tragen Sie Ihren Namen und das Datum des Montags ein.
- Eine Zeile pro Arbeit hinzufügen: Kunde, Projekt und Tätigkeit.
- Stunden am richtigen Tag eintragen: besser täglich oder wenigstens am Wochenende als aus dem Gedächtnis am Monatsende.
- Summen prüfen: Die Wochensumme muss mit dem übereinstimmen, was Sie tatsächlich gearbeitet haben.
- An die prüfende Person senden, falls Ihr Unternehmen eine Freigabe vorsieht.
Ein Praxisbeispiel
So sieht die Woche einer Person aus, die an zwei Projekten arbeitet:
| Kunde | Projekt | Tätigkeit | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Studio Bianchi | Website | Entwicklung | 6 | 7,5 | 4 | 8 | 6 | 31,5 |
| Rossi Srl | Support | Einsätze | 2 | 0,5 | 4 | 0 | 2 | 8,5 |
| Summe | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Mit diesen Zahlen sieht man sofort, dass Studio Bianchi fast vier Fünftel der Woche beansprucht hat, eine Information, die die Arbeitszeit allein nicht liefert.
Die häufigsten Fehler
- Am Monatsende ausfüllen: Aus dem Gedächtnis werden Stunden geschätzt, nicht erfasst.
- Zu allgemeine Zeilen: „Diverses“ sagt demjenigen, der abrechnen muss, nichts.
- Kurze Tätigkeiten vergessen: Viele verstreute halbe Stunden ergeben einen ganzen Tag.
- Für jede Person eine eigene Datei: Sie von Hand zusammenzurechnen ist langsam und fehleranfällig.
Wo Sie anfangen können
Sie können sofort mit unserer Stundenzettel-Vorlage in Excel starten, kostenlos und ohne Registrierung. Wenn Sie auch die Anwesenheiten führen, lesen Sie die Anleitung zur Anwesenheitsliste für Mitarbeitende.
Wenn mehrere Personen ihn ausfüllen, wird die Datei schwer zu verwalten. Das Wochen-Stundenzettel von Klokka behält dieselbe Tabelle bei, bündelt aber die Stunden aller an einem Ort, mit Freigabe, Berichten und Exporten.
Alex