Zeiterfassung für Mitarbeitende: so finden Sie die richtige Software

Wer eine Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitenden sucht, will meist eine von zwei Fragen beantworten: Wie viele Stunden hat jede Person gearbeitet? oder Woran hat sie gearbeitet? Das klingt nach derselben Frage, führt aber zu unterschiedlichen Werkzeugen. Wer hier ansetzt, entscheidet leichter zwischen Stempelsystem und Stundenzettel und kauft nicht das falsche Produkt.

Zwei Fragen, zwei Arten von Software

Die erste Frage betrifft die Anwesenheit: Wann kommt man, wann geht man, wie viele Stunden landen auf der Gehaltsabrechnung. Die zweite betrifft die Arbeit: Wie viel Zeit ist in einen Kunden, ein Projekt, einen Auftrag geflossen, und hat sich diese Arbeit gelohnt?

Ein Betrieb mit festen Schichten braucht vor allem die erste Antwort. Eine Kanzlei oder ein Softwarehaus die zweite. Viele kleine und mittlere Unternehmen brauchen beides, aber fast immer wiegt eines schwerer.

Die vier möglichen Wege

Die Excel-Tabelle

Sie ist der Ausgangspunkt fast aller: Sie kostet nichts, und jeder kann sie bedienen. Sie trägt, solange es wenige Personen sind. Dann kommen Dateien in verschiedenen Versionen, kaputte Formeln, Stunden, die am Monatsende aus dem Gedächtnis eingetragen werden, und jemand, der alles von Hand für die Lohnbuchhaltung abtippen muss.

Zum Einstieg können Sie die Vorlage für die Anwesenheitsliste oder die Stundenzettel-Vorlage in Excel kostenlos herunterladen.

Die Stempelung

Terminals, Badges oder Apps, mit denen Kommen und Gehen erfasst werden. Sie ist die richtige Wahl, wenn Sie Arbeitszeiten und Schichten kontrollieren müssen, etwa in der Produktion, im Handel oder in der Logistik. Sie zeigt, wann eine Person da war, nicht, woran sie gearbeitet hat.

Der Stundenzettel

Jede Person erfasst ihre Zeit auf die Arbeit, die sie geleistet hat, mit einem Timer oder in einer Wochentabelle. Er ist die richtige Wahl für alle, die nach Stunden abrechnen, auftragsbezogen arbeiten oder wissen wollen, was ein Projekt wirklich kostet. Er zeigt, wohin die Zeit geflossen ist, und ist nicht dafür gedacht, ein Stempelsystem zu ersetzen.

Die HR-Suite

Sie vereint Anwesenheit, Urlaub, Schichten, Dokumente und oft die Gehaltsabrechnung. Sie ist sinnvoll, wenn Sie ein einziges System für die gesamte Personalverwaltung wollen. Die Kehrseite: Sie kostet mehr und verlangt eine aufwendigere Einführung, vor allem, wenn Sie am Ende nur einen Teil der Funktionen nutzen.

Sechs Fragen, die Sie sich vor der Entscheidung stellen sollten

1. Was muss ich messen? Anwesenheitszeiten, Zeit auf Aufträgen oder beides.
2. Wer nutzt die Daten wirklich? Wer die Gehaltsabrechnung macht, will eine Monatsübersicht; wer Projekte leitet, will Stunden und Margen pro Auftrag sehen.
3. Wie arbeiten die Personen? Wer im Büro sitzt, kann einen Timer laufen lassen; wer beim Kunden ist, trägt oft lieber am Ende des Tages oder der Woche ein.
4. Brauche ich eine Kontrolle, bevor die Stunden zählen? Wenn die Stunden auf einer Rechnung oder einer Gehaltsabrechnung landen, erspart ein Freigabeschritt nachträgliche Korrekturen.
5. Wie kommen die Daten heraus? Prüfen Sie, ob sie sich als CSV, Excel oder PDF exportieren lassen und in welcher Form sie bei den Empfängern ankommen.
6. Wo liegen die Daten, und wer sieht sie? Die Arbeitszeiten von Personen sind personenbezogene Daten: Schauen Sie, wo sie gehostet werden, wer sie einsehen kann und was die Datenschutzinformation sagt.

Wo Klokka einzuordnen ist

Klokka ist die Software von Kamzan zur Zeiterfassung von Mitarbeitenden und Projekten: Sie gehört zur Familie der Stundenzettel. Jede Stunde wird Kunde, Projekt, Teilprojekt und Tätigkeit zugeordnet und mit dem Timer oder im Wochen-Stundenzettel erfasst. Für die Lohnbuchhaltung gibt es die monatliche Anwesenheitsliste, exportierbar als CSV, Excel und PDF; für die Projektleitung gibt es Stunden pro Auftrag und Marge.

Klokka ist kein Stempelsystem mit Badges oder Terminals: Wenn Ihr Hauptbedarf die Kontrolle von Kommen und Gehen ist, ist ein spezielles Zeiterfassungsterminal besser geeignet. Wenn Sie dagegen wissen wollen, wohin die Zeit Ihres Unternehmens fließt und was sie einbringt, ist es das Werkzeug, für das es gemacht wurde.

Kurz gesagt

Wenn Sie Arbeitszeiten kontrollieren müssen, beginnen Sie bei der Stempelung. Wenn Sie verstehen wollen, wohin die Zeit fließt, beginnen Sie beim Stundenzettel. Wenn Sie das gesamte Personal an einem Ort verwalten wollen, prüfen Sie eine HR-Suite. Excel genügt, solange es wenige Personen sind und niemand den Zahlen allzu sehr vertrauen muss.