O que é uma folha de horas (timesheet) e como se preenche: guia com modelo grátis
O que é uma folha de horas? É o documento em que uma pessoa regista quantas horas dedicou a cada trabalho, normalmente semana a semana. Também se chama timesheet ou mapa de horas. Serve para saber em que foi gasto o tempo: para faturar a um cliente, controlar um projeto ou perceber quanto custou um trabalho.
O que significa timesheet
A palavra inglesa junta time, tempo, e sheet, folha. Uma folha de horas pode ser uma folha de papel, um ficheiro Excel ou um software: muda a ferramenta, não o princípio. Ao contrário de um registo de ponto, que regista a que horas uma pessoa entra e sai, a folha de horas diz em que é que ela trabalhou.
O que se regista numa folha de horas
Uma folha de horas completa inclui, em regra:
- quem trabalhou;
- quando, isto é, o dia ou a semana;
- em quê: cliente, projeto e atividade;
- quanto: as horas dedicadas a cada trabalho;
- uma nota, se ajudar a explicar o que foi feito.
Como se preenche, passo a passo
- Defina a semana: escreva o seu nome e a data da segunda-feira.
- Acrescente uma linha por cada trabalho: cliente, projeto e atividade.
- Escreva as horas no dia certo: melhor todos os dias, ou pelo menos no fim da semana, do que de memória no fim do mês.
- Verifique os totais: o total da semana tem de bater certo com o que trabalhou de facto.
- Envie-a a quem a verifica, se a sua empresa previr uma aprovação.
Um exemplo prático
Eis o aspeto da semana de uma pessoa que trabalha em dois projetos:
| Cliente | Projeto | Atividade | Seg | Ter | Qua | Qui | Sex | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Studio Bianchi | Site | Desenvolvimento | 6 | 7,5 | 4 | 8 | 6 | 31,5 |
| Rossi Srl | Assistência | Intervenções | 2 | 0,5 | 4 | 0 | 2 | 8,5 |
| Total | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Com estes números vê-se logo que a Studio Bianchi absorveu quase quatro quintos da semana, uma informação que o horário de trabalho, por si só, não dá.
Os erros mais comuns
- Preenchê-la no fim do mês: de memória, as horas estimam-se, não se registam.
- Linhas demasiado genéricas: «diversos» não diz nada a quem tem de faturar.
- Esquecer as tarefas curtas: muitas meias horas dispersas dão um dia.
- Um ficheiro diferente por pessoa: somá-los à mão é lento e favorece os erros.
Por onde começar
Pode começar já com o nosso modelo de folha de horas em Excel, gratuito e sem registo. Se também controla as presenças, leia o guia da folha de presenças dos colaboradores.
Quando são várias as pessoas a preenchê-la, o ficheiro torna-se difícil de gerir. A folha de horas semanal do Klokka mantém a mesma tabela, mas reúne as horas de todos no mesmo sítio, com aprovação, relatórios e exportações.
Alex