Anwesenheitsliste für Mitarbeitende: was sie ist, wer sie führt und wie

Die Anwesenheitsliste für Mitarbeitende ist das Dokument, in dem ein Unternehmen Tag für Tag die geleisteten Stunden und die Abwesenheiten jeder Person festhält. Am Monatsende wird sie zur Übersicht, von der aus die Lohnabrechnung erstellt wird. Sie kann eine Excel-Datei, ein Papierformular oder eine Software sein.

Wofür sie dient

Die Anwesenheitsliste beantwortet drei Fragen: Wer hat gearbeitet, wie viele Stunden und warum fehlte jemand. Sie hilft, der Lohnberatung geordnete Daten zu übergeben, Urlaub und Freistellungen im Blick zu behalten und Diskussionen am Monatsende zu vermeiden.

Zu den gesetzlichen Pflichten Ihres Unternehmens fragen Sie Ihre Lohn- oder Rechtsberatung.

Wer sie führen muss

Das hängt davon ab, wie das Unternehmen organisiert ist. In kleinen Betrieben führt sie oft eine Führungskraft oder die Verwaltung. In anderen trägt jede Person ihre Stunden selbst ein und eine Führungskraft prüft sie. Wichtig ist, festzulegen, wer einträgt, wer prüft und wer die Daten an die Lohnabrechnung weitergibt, und stets denselben Ablauf einzuhalten.

So füllen Sie sie aus

1. Monat vorbereiten: eine Zeile pro Person, eine Spalte für jeden Tag.
2. Jeden Tag eintragen: die geleisteten Stunden oder die Art der Abwesenheit.
3. Feste Kürzel für Abwesenheiten verwenden, zum Beispiel U für Urlaub, K für Krankheit und F für Freistellung.
4. Überstunden vermerken, damit sie sich von der normalen Arbeitszeit abheben.
5. Monat abschließen: Summen prüfen und die Liste bis zu einem intern festgelegten Termin an die Lohnabrechnung schicken.

Was bei Teilzeitkräften zu tun ist

Eine Teilzeitkraft hat andere Sollstunden als eine Vollzeitkraft: Tragen Sie für jede Person die vorgesehenen Stunden pro Tag ein, sonst geht der Vergleich zwischen Ist- und Sollstunden nicht auf. In unserer Vorlage gibt es dafür eine eigene Spalte.

Excel oder Software?

Eine Excel-Datei genügt, wenn es wenige Personen sind und nur eine Person sie führt. Sie wird zur Last, wenn Sie Dateien hinterherlaufen, Formeln korrigieren und am Monatsende alles neu abtippen müssen.

Sie können mit der Vorlage der Anwesenheitsliste in Excel und PDF beginnen, kostenlos und ohne Registrierung. Wenn Sie zusätzlich wissen müssen, auf welche Arbeiten die Stunden entfallen sind, lesen Sie die Anleitung zum Stundenzettel.

Wenn die Datei nicht mehr ausreicht, entsteht die Anwesenheitsliste von Klokka aus den im Monat erfassten Stunden und lässt sich als CSV, Excel oder PDF exportieren.