Diagrama de Gantt: qué es, para qué sirve y cómo hacerlo en Excel
El diagrama de Gantt es un gráfico que muestra las actividades de un proyecto sobre una línea de tiempo: cada actividad es una barra que va de la fecha de inicio a la fecha de fin. Sirve para ver de un vistazo qué hay que hacer, cuándo y quién se ocupa. Toma su nombre de Henry Gantt, que lo difundió a principios del siglo XX.
Para qué sirve
- Planificar: entender cuánto dura un proyecto y en qué orden se hacen las actividades.
- Comunicar: mostrar el plan al equipo y a los clientes con una sola imagen.
- Controlar: comparar lo que debía suceder con lo que ha sucedido.
- Asignar: ver quién está ocupado en qué y cuándo.
Cómo hacer un diagrama de Gantt en 5 pasos
- Enumera las actividades: descompón el proyecto en trabajos concretos.
- Estima la duración de cada actividad.
- Encuentra las dependencias: qué debe terminar antes de que otra actividad pueda empezar.
- Asigna un responsable a cada actividad.
- Ponlo todo en el calendario y actualiza el diagrama durante el proyecto.
Un ejemplo
| Actividad | Responsable | Inicio | Fin | Semanas |
|---|---|---|---|---|
| Análisis | Maria | 4 de enero | 22 de enero | 3 |
| Desarrollo | Paolo | 25 de enero | 12 de marzo | 7 |
| Entrega | Maria | 15 de marzo | 26 de marzo | 2 |
En el diagrama estas filas se convierten en tres barras una tras otra: se ve enseguida que el desarrollo es la parte más larga y que la entrega depende de él.
Los errores más comunes
- Demasiadas filas: si el diagrama no se lee, agrupa las actividades.
- Olvidar las dependencias: un retraso anterior desplaza todo lo demás.
- No actualizarlo: un Gantt de hace un mes hace más daño que bien.
- Ningún margen: si todo está planificado al día, el primer imprevisto hace saltar el plan.
Cómo hacerlo en Excel
Puedes partir de nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel, gratuita y sin registro: escribe actividades, inicio y fin, y las barras se dibujan solas.
El límite de Excel es que la hoja queda separada del trabajo real. Por eso estamos preparando Projekta, el software de gestión de proyectos de Kamzan, donde el plan de proyecto se compone de las mismas tareas en las que trabaja el equipo.
Alex