Gestión de encargos: cómo llevarla en la empresa, paso a paso

Gestionar un encargo significa seguir un trabajo para un cliente desde la oferta hasta la entrega, controlando plazos, horas y costes. Lo importante es saber en cada momento en qué punto estás y si estás ganando dinero, no descubrirlo al final. Bastan un plan claro, horas registradas y controles periódicos.

Las fases de un encargo

1. Oferta: estimas actividades, horas y precio.
2. Arranque: confirmas con el cliente objetivos, responsable y fechas.
3. Planificación: divides el trabajo en actividades con plazos y responsables.
4. Ejecución: el equipo trabaja y registra las horas.
5. Control: comparas horas y fechas con el plan.
6. Cierre: entregas, facturas y calculas el resultado.

Qué controlar

• Horas previstas y horas registradas, partida por partida.
• Plazos y entregas: qué va con retraso y cuánto.
• Costes externos: proveedores, licencias, desplazamientos.
• Cambios pedidos por el cliente: cuánto afectan a plazos y precio.
• Margen: lo que queda una vez descontados los costes.

Para hacer la cuenta, lee cómo calcular el margen de un encargo.

Gestionar los encargos en Excel

Excel va bien con pocos encargos: una fila por encargo con cliente, responsable, importe, horas previstas, horas usadas y estado. Para ver el plan en el tiempo puedes usar nuestra plantilla de diagrama de Gantt.

El archivo empieza a pesar cuando los encargos son muchos: las horas llegan tarde, los datos están en archivos distintos y el estado hay que reconstruirlo a mano antes de cada reunión.

Cómo ayudan Klokka y Projekta

Klokka registra las horas de cada encargo y muestra horas y margen de los proyectos. Estamos preparando también Projekta, el software de gestión de proyectos de Kamzan, para seguir planes, entregas y presupuestos de horas de los encargos.