Hoja de asistencia de empleados: qué es, quién la rellena y cómo hacerlo

La hoja de asistencia de empleados es el documento en el que una empresa anota, día a día, las horas trabajadas y las ausencias de cada empleado. A fin de mes se convierte en el resumen del que parte quien elabora las nóminas. Puede ser una hoja de Excel, un formulario en papel o un software.

Para qué sirve

La hoja de asistencia responde a tres preguntas: quién ha trabajado, cuántas horas y por qué faltaba alguien. Sirve para pasar datos ordenados al asesor laboral, controlar vacaciones y permisos y evitar discusiones a fin de mes.

Para las obligaciones legales que afectan a tu empresa, consulta a tu asesor laboral.

Quién debe rellenarla

Depende de cómo esté organizada la empresa. En las más pequeñas la lleva a menudo un responsable o el área de administración. En otras, cada persona anota sus propias horas y un responsable las revisa. Lo importante es decidir quién escribe, quién revisa y quién pasa los datos a quien hace las nóminas, y seguir siempre el mismo circuito.

Cómo se rellena

1. Prepara el mes: una fila por empleado, una columna por cada día.
2. Anota cada día: las horas trabajadas o el tipo de ausencia.
3. Usa códigos fijos para las ausencias, por ejemplo V para vacaciones, B para baja médica y P para permiso.
4. Anota las horas extra de modo que se distingan del horario normal.
5. Cierra el mes: revisa los totales y envía la hoja a quien elabora las nóminas, antes de una fecha interna fijada.

Qué hacer con los empleados a tiempo parcial

Una persona a tiempo parcial tiene unas horas debidas distintas de las de una jornada completa: indica para cada persona las horas previstas al día, o la comparación entre horas trabajadas y horas debidas no cuadrará. En nuestra plantilla hay una columna para ello.

¿Excel o software?

Una hoja de Excel basta cuando las personas son pocas y la lleva una sola persona. Empieza a pesar cuando tienes que perseguir archivos, corregir fórmulas y copiarlo todo de nuevo a fin de mes.

Puedes empezar con la plantilla de control de horas en Excel y PDF, gratuita y sin registro. Si además necesitas saber en qué trabajos se han ido las horas, lee la guía del parte de horas.

Cuando el archivo ya no basta, la hoja de asistencia de Klokka se genera a partir de las horas registradas durante el mes y está lista para exportar a CSV, Excel o PDF.