Gráfico de Gantt: o que é, para que serve e como fazê-lo em Excel
O gráfico de Gantt é um gráfico que mostra as atividades de um projeto numa linha do tempo: cada atividade é uma barra que vai da data de início à data de fim. Serve para ver num relance o que é preciso fazer, quando e quem trata disso. Tem o nome de Henry Gantt, que o difundiu no início do século XX.
Para que serve
- Planear: perceber quanto dura um projeto e por que ordem se fazem as atividades.
- Comunicar: mostrar o plano à equipa e aos clientes com uma única imagem.
- Controlar: comparar o que devia acontecer com o que aconteceu.
- Atribuir: ver quem está ocupado com quê e quando.
Como fazer um gráfico de Gantt em 5 passos
- Liste as atividades: decomponha o projeto em trabalhos concretos.
- Estime a duração de cada atividade.
- Encontre as dependências: o que tem de terminar antes de outra atividade poder começar.
- Atribua um responsável a cada atividade.
- Ponha tudo no calendário e atualize o gráfico durante o projeto.
Um exemplo
| Atividade | Responsável | Início | Fim | Semanas |
|---|---|---|---|---|
| Análise | Maria | 4 de janeiro | 22 de janeiro | 3 |
| Desenvolvimento | Paolo | 25 de janeiro | 12 de março | 7 |
| Entrega | Maria | 15 de março | 26 de março | 2 |
No gráfico, estas linhas tornam-se três barras uma a seguir à outra: vê-se logo que o desenvolvimento é a parte mais longa e que a entrega depende dele.
Os erros mais comuns
- Demasiadas linhas: se o gráfico não se lê, agrupe as atividades.
- Esquecer as dependências: um atraso a montante desloca tudo o resto.
- Não o atualizar: um Gantt com um mês faz mais mal do que bem.
- Nenhuma margem: se tudo está planeado ao dia, o primeiro imprevisto deita o plano abaixo.
Como fazê-lo em Excel
Pode partir do nosso modelo de gráfico de Gantt em Excel, gratuito e sem registo: escreva atividades, início e fim, e as barras desenham-se sozinhas.
O limite do Excel é que a folha fica separada do trabalho real. Por isso estamos a preparar o Projekta, o software de gestão de projetos da Kamzan, em que o plano de projeto é feito das mesmas tarefas em que a equipa trabalha.
Alex