Chat interno para empresas: como escolher e levar a equipa a adotá-lo
Um chat interno para empresas é o espaço onde a equipa se escreve por motivos de trabalho, separado das aplicações pessoais. Serve para manter conversas e ficheiros na empresa, para não ter de dar o próprio número de telemóvel e para voltar a encontrar o que foi dito. Para funcionar, contam a escolha da ferramenta e poucas regras claras.
Porquê separar o chat de trabalho
- Números privados: ninguém deve partilhar o seu telemóvel com todos.
- Dados na empresa: quando uma pessoa sai, as conversas e os ficheiros não saem com ela.
- Ordem: as mensagens de trabalho não se misturam com as pessoais.
- Pesquisa: voltam a encontrar-se decisões e documentos.
O que verificar antes de escolher
- Acesso com a conta da empresa, sem número de telemóvel.
- Grupos e canais: os grupos para trabalhar em conjunto, os canais para os anúncios.
- Ficheiros: devem ficar junto dos restantes documentos da empresa.
- Chamadas: quando escrever não chega, deve ser possível passar a uma videochamada.
- Segurança: como são protegidas as mensagens e quem pode ver o quê.
- Regras da empresa: conservação, privilégios e exportação decididos pelos administradores.
- Convidados e colaboradores externos: como entram e o que veem.
Como introduzi-lo na empresa
- Comece por uma equipa: experimente-o durante algumas semanas.
- Crie poucos canais, com um nome claro e uma finalidade.
- Mude as comunicações oficiais para o canal de anúncios.
- Escreva poucas regras e partilhe-as.
- Feche os grupos antigos quando a nova ferramenta funcionar.
As regras que evitam o caos
- Quando usar o chat e quando o e-mail: o chat para o trabalho diário, o e-mail para o que deve continuar formal.
- Horários: deixe claro que não é preciso responder fora do horário.
- Menções: usam-se só quando é mesmo necessário.
- Assuntos separados: cada tema no seu canal ou tópico.
Os erros mais comuns
- Demasiados canais: ao fim de um mês ninguém sabe onde escrever.
- Manter dois chats em simultâneo: as pessoas voltam ao antigo.
- Nenhuma regra: tudo se torna urgente.
O chat empresarial com o kTalk
kTalk é o chat da Kamzan: entra-se com a conta Kamzan, sem números de telemóvel, com mensagens diretas e grupos, canais de anúncios e tópicos. Quem precisar pode escolher a encriptação ponto a ponto, e as regras decide-as a empresa.
Alex