Feuille de présence des salariés : ce que c’est, qui la remplit et comment

La feuille de présence des salariés est le document où une entreprise note, jour après jour, les heures travaillées et les absences de chaque salarié. En fin de mois, elle devient le récapitulatif à partir duquel on établit la paie. Elle peut prendre la forme d’une feuille Excel, d’un formulaire papier ou d’un logiciel.

À quoi elle sert

La feuille de présence répond à trois questions : qui a travaillé, combien d’heures, et pourquoi quelqu’un était absent. Elle permet de transmettre des données ordonnées au conseiller du travail, de suivre les congés et les permissions et d’éviter les discussions en fin de mois.

Pour les obligations légales qui concernent votre entreprise, adressez-vous à votre conseiller social.

Qui doit la remplir

Cela dépend de l’organisation de l’entreprise. Dans les petites structures, elle est souvent tenue par un responsable ou par l’administration. Ailleurs, chacun note ses propres heures et un responsable les contrôle. L’essentiel est de décider qui écrit, qui contrôle et qui transmet les données à la personne qui fait la paie, et de toujours suivre le même circuit.

Comment la remplir

1. Préparez le mois : une ligne par salarié, une colonne pour chaque jour.
2. Notez chaque jour : les heures travaillées ou le type d’absence.
3. Utilisez des codes fixes pour les absences, par exemple C pour les congés, M pour la maladie et P pour les permissions.
4. Indiquez les heures supplémentaires de façon à les distinguer de l’horaire normal.
5. Clôturez le mois : vérifiez les totaux et envoyez la feuille à la personne qui établit la paie, avant une date interne fixée.

Que faire pour les temps partiels

Un salarié à temps partiel a un nombre d’heures dues différent de celui d’un temps plein : indiquez pour chaque personne les heures prévues par jour, faute de quoi la comparaison entre heures travaillées et heures dues ne tombera pas juste. Notre modèle comporte une colonne prévue à cet effet.

Excel ou logiciel ?

Un fichier Excel suffit quand les personnes sont peu nombreuses et qu’une seule s’en occupe. Il commence à peser quand il faut courir après les fichiers, corriger les formules et tout recopier en fin de mois.

Vous pouvez commencer par le modèle de feuille de présence en Excel et PDF, gratuit et sans inscription. Si vous devez aussi savoir sur quels travaux sont passées les heures, lisez le guide de la feuille de temps.

Quand le fichier ne suffit plus, la feuille de présence de Klokka se construit à partir des heures enregistrées durant le mois et s’exporte en CSV, Excel ou PDF.