Foglio presenze dipendenti: cos’è, chi lo compila e come farlo
Il foglio presenze è il documento in cui un’azienda segna, giorno per giorno, le ore lavorate e le assenze di ogni dipendente. A fine mese diventa il riepilogo da cui parte chi elabora le paghe. Può essere un foglio Excel, un modulo di carta o un software.
A cosa serve
Il foglio presenze risponde a tre domande: chi ha lavorato, quante ore e perché qualcuno era assente. Serve a passare dati ordinati al consulente del lavoro, a controllare ferie e permessi e a evitare discussioni a fine mese.
Per gli obblighi di legge che riguardano la tua azienda, chiedi al tuo consulente del lavoro.
Chi deve compilarlo
Dipende da come è organizzata l’azienda. Nelle realtà piccole lo tiene spesso un responsabile o l’amministrazione. In altre ogni persona segna le proprie ore e un responsabile le controlla. L’importante è decidere chi scrive, chi controlla e chi passa i dati a chi fa le paghe, e rispettare sempre lo stesso giro.
Come si compila
- Prepara il mese: una riga per dipendente, una colonna per ogni giorno.
- Segna ogni giorno: le ore lavorate oppure il tipo di assenza.
- Usa codici fissi per le assenze, per esempio F per ferie, M per malattia e P per permesso.
- Annota gli straordinari in modo che si distinguano dall’orario normale.
- Chiudi il mese: controlla i totali e invia il foglio a chi elabora le paghe, entro una data interna fissata.
Cosa fare per i part-time
Un part-time ha ore dovute diverse da un tempo pieno: indica per ogni persona le ore previste al giorno, altrimenti il confronto tra ore lavorate e ore dovute non torna. Nel nostro modello c’è una colonna apposita.
Excel o software?
Un foglio Excel basta quando le persone sono poche e a tenerlo è una sola persona. Inizia a pesare quando devi rincorrere i file, correggere le formule e ricopiare tutto a fine mese.
Puoi iniziare dal modello di foglio presenze in Excel e PDF, gratuito e senza registrazione. Se devi anche sapere su quali lavori sono andate le ore, leggi la guida al timesheet.
Quando il file non basta più, il foglio presenze di Klokka nasce dalle ore registrate durante il mese ed è pronto da esportare in CSV, Excel o PDF.
Alex