Folha de presenças dos colaboradores: o que é, quem a preenche e como

A folha de presenças dos colaboradores é o documento em que uma empresa assinala, dia a dia, as horas trabalhadas e as ausências de cada colaborador. No fim do mês torna-se o resumo a partir do qual se processam os salários. Pode ser uma folha Excel, um impresso em papel ou um software.

Para que serve

A folha de presenças responde a três perguntas: quem trabalhou, quantas horas e porque é que alguém faltou. Serve para passar dados organizados ao consultor laboral, controlar férias e licenças e evitar discussões no fim do mês.

Para as obrigações legais que se aplicam à sua empresa, consulte o seu consultor laboral.

Quem a deve preencher

Depende da forma como a empresa está organizada. Nas mais pequenas, é muitas vezes um responsável ou a administração que a mantém. Noutras, cada pessoa regista as suas horas e um responsável verifica-as. O importante é decidir quem escreve, quem verifica e quem passa os dados a quem processa os salários, e seguir sempre o mesmo circuito.

Como se preenche

1. Prepare o mês: uma linha por colaborador, uma coluna por cada dia.
2. Assinale cada dia: as horas trabalhadas ou o tipo de ausência.
3. Use códigos fixos para as ausências, por exemplo F para férias, B para baixa médica e L para licenças.
4. Anote o trabalho suplementar de modo a distingui-lo do horário normal.
5. Feche o mês: verifique os totais e envie a folha a quem processa os salários, até uma data interna previamente fixada.

O que fazer com os trabalhadores a tempo parcial

Um colaborador a tempo parcial tem horas devidas diferentes das de um trabalhador a tempo inteiro: indique para cada pessoa as horas previstas por dia, caso contrário a comparação entre horas trabalhadas e horas devidas não bate certo. No nosso modelo há uma coluna própria para isso.

Excel ou software?

Uma folha Excel chega quando as pessoas são poucas e só uma delas a mantém. Começa a pesar quando é preciso andar atrás dos ficheiros, corrigir fórmulas e copiar tudo de novo no fim do mês.

Pode começar pelo modelo de folha de presenças em Excel e PDF, gratuito e sem registo. Se precisar também de saber em que trabalhos foram gastas as horas, leia o guia da folha de horas.

Quando o ficheiro já não chega, a folha de presenças do Klokka nasce das horas registadas durante o mês e fica pronta para exportar em CSV, Excel ou PDF.