Cómo calcular el margen de un encargo: fórmula y ejemplo
El margen de un encargo es lo que queda del ingreso una vez restados los costes de ese trabajo. Así se calcula: margen = ingreso − costes, y margen porcentual = margen ÷ ingreso × 100. El coste más difícil de ver casi siempre es el tiempo de las personas, y por eso hacen falta las horas registradas en cada encargo.
Qué se necesita para el cálculo
- El ingreso del encargo: el precio acordado, o las horas facturadas por la tarifa.
- Las horas trabajadas: las registradas en el encargo, por todas las personas implicadas.
- El coste horario interno: lo que le cuesta a la empresa una hora de cada persona.
- Los costes externos: proveedores, licencias, desplazamientos y todo lo que esté ligado a ese trabajo.
Cómo calcular el coste horario interno
Una forma sencilla es dividir el coste anual de una persona entre las horas que trabaja en un año. Si una persona le cuesta a la empresa 52.500 euros al año y trabaja 1.500 horas, su coste horario es de 35 euros.
En el coste anual conviene incluir todo lo que la empresa paga por esa persona, no solo el sueldo neto. Si quieres incluir también los gastos generales, añade una parte. Lo importante es usar siempre el mismo método, para que los encargos sigan siendo comparables. Para los datos exactos, pregunta a administración o a tu asesor laboral.
Un ejemplo con números
Un encargo de 10.000 euros ha requerido 120 horas de trabajo a un coste medio de 35 euros la hora, más 1.300 euros de costes externos.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Ingreso | 10.000 € | |
| Coste de las horas | 120 × 35 € | 4.200 € |
| Costes externos | 1.300 € | |
| Margen | 10.000 € − 4.200 € − 1.300 € | 4.500 € |
| Margen porcentual | 4.500 € ÷ 10.000 € | 45 % |
Si las horas hubieran sido 160 en lugar de 120, el coste de las horas habría subido a 5.600 euros y el margen habría bajado a 3.100 euros, es decir, al 31 %. Cuarenta horas sin registrar pueden hacer parecer rentable un encargo que no lo es.
Los errores más comunes
- Calcular el margen solo al terminar el trabajo: cuando el problema se ve, ya no se puede corregir.
- Olvidar el tiempo no facturado: reuniones, revisiones y correcciones también son costes.
- Estimar las horas de memoria: el margen es tan fiable como las horas de las que parte.
- Confundir margen y recargo: el recargo se calcula sobre el coste, el margen sobre el ingreso.
Cómo llevar el control de las horas por encargo
El punto de partida es registrar las horas en cada trabajo, incluso con una simple plantilla de parte de horas en Excel. Si no sabes por dónde empezar, lee qué es un parte de horas (timesheet) y cómo se rellena.
Cuando los encargos son muchos, Klokka asigna las horas a cliente, proyecto y tarea, las valora con tarifas y coste interno y muestra el margen de cada proyecto: valor menos coste de las horas trabajadas. Los costes externos hay que considerarlos aparte.
Alex