Auftragsverwaltung: So gelingt sie im Unternehmen, Schritt für Schritt

Einen Auftrag zu verwalten bedeutet, eine Arbeit für einen Kunden vom Angebot bis zur Lieferung zu begleiten und dabei Termine, Stunden und Kosten im Griff zu behalten. Es geht darum, jederzeit zu wissen, wo Sie stehen und ob Sie Geld verdienen, statt es erst am Ende zu erfahren. Ein klarer Plan, erfasste Stunden und regelmäßige Kontrollen genügen.

Die Phasen eines Auftrags

1. Angebot: Sie schätzen Aufgaben, Stunden und Preis.
2. Start: Sie bestätigen mit dem Kunden Ziele, Verantwortlichen und Termine.
3. Planung: Sie teilen die Arbeit in Aufgaben mit Fristen und Zuständigen auf.
4. Ausführung: Das Team arbeitet und erfasst die Stunden.
5. Kontrolle: Sie vergleichen Stunden und Termine mit dem Plan.
6. Abschluss: Sie liefern, stellen in Rechnung und ermitteln das Ergebnis.

Was Sie im Blick behalten

• Geplante und erfasste Stunden, Position für Position.
• Fristen und Lieferungen: was verspätet ist und um wie viel.
• Externe Kosten: Lieferanten, Lizenzen, Reisen.
• Änderungswünsche des Kunden: wie stark sie Zeit und Preis beeinflussen.
• Marge: was nach Abzug der Kosten übrig bleibt.

Für die Rechnung lesen Sie wie Sie die Marge eines Auftrags berechnen.

Aufträge in Excel verwalten

Excel eignet sich bei wenigen Aufträgen: eine Zeile pro Auftrag mit Kunde, Verantwortlichem, Betrag, geplanten Stunden, verbrauchten Stunden und Status. Um den Plan im Zeitverlauf zu sehen, können Sie unsere Vorlage für ein Gantt-Diagramm nutzen.

Die Datei wird zur Last, wenn die Aufträge zahlreich sind: Die Stunden kommen verspätet, die Daten liegen in verschiedenen Dateien, und den Status muss man vor jeder Besprechung von Hand zusammensuchen.

Wie Klokka und Projekta helfen

Klokka erfasst die Stunden auf jedem Auftrag und zeigt Stunden und Marge der Projekte. Wir bereiten außerdem Projekta vor, die Projektmanagement-Software von Kamzan, um Pläne, Lieferungen und Stundenbudgets der Aufträge zu verfolgen.