Gestione commesse: come farla in azienda, passo per passo
Gestire una commessa significa seguire un lavoro per un cliente dall’offerta alla consegna, tenendo sotto controllo tempi, ore e costi. Il punto è sapere in ogni momento a che punto sei e se stai guadagnando, non scoprirlo alla fine. Bastano un piano chiaro, ore registrate e controlli regolari.
Le fasi di una commessa
- Offerta: stimi attività, ore e prezzo.
- Avvio: confermi obiettivi, responsabile e date con il cliente.
- Pianificazione: dividi il lavoro in attività con scadenze e assegnatari.
- Esecuzione: il team lavora e registra le ore.
- Controllo: confronti ore e date con il piano.
- Chiusura: consegni, fatturi e calcoli il risultato.
Cosa tenere sotto controllo
- Ore previste e ore registrate, voce per voce.
- Scadenze e consegne: cosa è in ritardo e di quanto.
- Costi esterni: fornitori, licenze, trasferte.
- Modifiche richieste dal cliente: quanto incidono su tempi e prezzo.
- Margine: quanto resta tolti i costi.
Per fare il conto, leggi come calcolare la marginalità di una commessa.
Gestire le commesse in Excel
Excel va bene con poche commesse: una riga per commessa con cliente, responsabile, importo, ore previste, ore usate e stato. Per vedere il piano nel tempo puoi usare il nostro modello di diagramma di Gantt.
Il file inizia a pesare quando le commesse sono tante: le ore arrivano in ritardo, i dati sono su file diversi e lo stato va ricostruito a mano prima di ogni riunione.
Gli errori più comuni
- Partire senza stima: senza un riferimento non puoi sapere se stai sforando.
- Registrare le ore a fine mese: lo sforamento si scopre quando è tardi.
- Non segnare le modifiche: il lavoro extra sparisce dal conto.
- Guardare il risultato solo a fine commessa: non si può più correggere.
Come aiutano Klokka e Projekta
Klokka registra le ore su ogni commessa e mostra ore e marginalità dei progetti. Stiamo preparando anche Projekta, il software di gestione progetti di Kamzan, per seguire piani, consegne e budget di ore delle commesse.
Alex