Gestão de encomendas: como fazê-la na empresa, passo a passo
Gerir uma encomenda significa acompanhar um trabalho para um cliente desde a proposta até à entrega, mantendo sob controlo prazos, horas e custos. O importante é saber a cada momento em que ponto está e se está a ganhar dinheiro, não descobri-lo no fim. Bastam um plano claro, horas registadas e controlos regulares.
As fases de uma encomenda
- Proposta: estima atividades, horas e preço.
- Arranque: confirma com o cliente objetivos, responsável e datas.
- Planeamento: divide o trabalho em atividades com prazos e responsáveis.
- Execução: a equipa trabalha e regista as horas.
- Controlo: compara horas e datas com o plano.
- Encerramento: entrega, fatura e calcula o resultado.
O que controlar
- Horas previstas e horas registadas, rubrica a rubrica.
- Prazos e entregas: o que está atrasado e quanto.
- Custos externos: fornecedores, licenças, deslocações.
- Alterações pedidas pelo cliente: quanto afetam prazos e preço.
- Margem: o que sobra depois de descontados os custos.
Para fazer a conta, leia como calcular a margem de uma encomenda.
Gerir as encomendas em Excel
O Excel serve para poucas encomendas: uma linha por encomenda com cliente, responsável, valor, horas previstas, horas usadas e estado. Para ver o plano no tempo pode usar o nosso modelo de gráfico de Gantt.
O ficheiro começa a pesar quando as encomendas são muitas: as horas chegam tarde, os dados estão em ficheiros diferentes e o estado tem de ser reconstruído à mão antes de cada reunião.
Como ajudam o Klokka e o Projekta
O Klokka regista as horas de cada encomenda e mostra horas e margem dos projetos. Estamos também a preparar o Projekta, o software de gestão de projetos da Kamzan, para acompanhar planos, entregas e orçamentos de horas das encomendas.
Alex