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Erweiterung von Files

«Die Rechnungen über fünftausend Euro des Kunden Marino»

Ein Label sagt «Rechnung». Ein Feld sagt «Betrag: 7.400 €», «Kunde: Marino», «Dokumentdatum: 12.03.2026» — und die Suche versteht es: größer als, zwischen, vor. Die Felder werden einmal für das ganze Unternehmen definiert und auf den Dateien ausgefüllt, in einem Panel oder im Block auf einer Auswahl.

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Ein Typ pro Feld, ein Wert pro Datei

Die Felder werden im Kontrollzentrum definiert — Einstellungen → Funktionen → Suchfelder — mit einem Namen, einem stabilen Schlüssel und einem Typ: Text, Zahl, Datum, Auswahl aus einer Liste, Währung, ja/nein. Man legt fest, ob es für Dateien, Ordner oder beide gilt, und ob es «auszufüllen» ist: mit einem Sternchen markiert, ohne dass jemand blockiert wird, der es leer lässt. Dann zeigt auf jeder Datei das Feldpanel die verfügbaren Felder und die ausgefüllten Werte, mit den Chips in der Liste. Die Währung gilt für das ganze Feld — auf den Dateien schreibt man nur den Betrag —, damit die Vergleiche wahr bleiben. Die Suche filtert nach Wert, und mit mehreren Feldern zugleich.

So funktioniert es

  1. Definieren Sie die Felder

    Kontrollzentrum → Suchfelder: «Betrag» Währung EUR, «Kunde» Text, «Dokumenttyp» Auswahl aus Rechnung, Vertrag, Lieferschein, «Dokumentdatum» Datum. Der Schlüssel ändert sich danach nicht mehr, damit die gespeicherten Filter gültig bleiben.

  2. Füllen Sie auf den Dateien aus

    Im Panel der Datei oder im Block auf einer Auswahl. Wer bearbeiten kann, füllt aus; wer nur sehen kann, liest. Die Chips in der Liste zeigen die Werte, ohne etwas zu öffnen.

  3. Suchen Sie nach Wert

    In der Suche: Betrag zwischen 1.000 und 5.000, Typ = Rechnung, Datum in 2026, Kunde enthält «Marino». Die Filter addieren sich.

Ein Archiv mit ausgefüllten Feldern beantwortet Fragen. Eines mit Dateinamen nicht.

Was Sie tun können

  • Sechs Typen

    Text, Zahl, Datum, Auswahl, Währung, ja/nein. Der Typ entscheidet, wie ausgefüllt und wie verglichen wird: Ein Datum sucht man nach Intervall, eine Auswahl nach Gleichheit.

  • Für Dateien, Ordner oder beide

    «Kunde» auf dem Ordner des Vorgangs, «Betrag» auf den einzelnen Dateien: Jedes Feld gibt an, wo es gilt.

  • Anders als Labels

    Labels sind freie Wörter zum Anheften; Felder haben einen Typ und einen Wert pro Datei. Man braucht beides: das Label «dringend», das Feld «Betrag».

  • Im Block auf einer Auswahl

    Wählen Sie die dreißig Rechnungen vom März und füllen Sie «Kunde» ein einziges Mal aus. Die unterschiedlichen Werte — der Betrag — bleiben pro Datei.

  • Bewusstes Löschen

    Ein Feld zu löschen entfernt die Werte von allen Dateien, und Files sagt es vorher. Besser deaktivieren, wenn Zweifel bestehen.

Häufige Fragen

Wer kann die Felder definieren?

Der Administrator, aus dem Kontrollzentrum, für das ganze Unternehmen. Ausfüllen kann, wer die Datei bearbeiten darf.

Kann die KI sie ausfüllen?

Heute werden die Felder von Hand ausgefüllt, einzeln oder im Block. Die Extraktion von Beträgen und Daten aus Dokumenten gibt es schon im Dokumentenchat und in der Tabellenanalyse; sie in die Felder zu bringen ist der nächste Schritt.

Ein Feld in zwei Währungen?

Zwei Felder: «Betrag EUR» und «Betrag USD». Die Währung gehört zum Feld, nicht zur Datei, damit «größer als 5.000» ein wahrer Vergleich bleibt.

Die anderen Funktionen von Files

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