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Erweiterung von Files

«Dringend», «Kunde Marino», «Zu fakturieren». Ein Wort auf der Datei, und man findet sie wieder.

Die Ordner sagen, wo eine Datei liegt; die Labels sagen, was sie ist, für wen, in welchem Zustand — und eine Datei kann mehrere haben. Die Labels des Unternehmens sehen alle; Ihre persönlichen nur Sie; und die Stichwortregeln labeln von selbst, was ankommt: «Rechnung» im Text, Label «Rechnung» auf der Datei.

Demo anfragen Überblick über Files

Drei Label-Typen, eine Kategorie

Die globalen Labels gehören dem Unternehmen: Sie erstellt, wer die Berechtigung «Unternehmenslabels erstellen und ändern» hat, und sie sieht jeder mit Zugang zur Datei. Die persönlichen Labels sind privat: Jeder erstellt seine aus dem Panel Labels und niemand sonst sieht sie. Die Primärkategorie ist nur eine pro Datei oder Ordner — «Vertrag», «Rechnung», «Protokoll» — und dient der Klassifizierung, wo Labels dem Markieren dienen. Die automatischen Regeln arbeiten beim Hochladen: Bei PDF, Word und Textdateien extrahiert Files den Text und weist, wenn er die Stichwörter einer Regel enthält, das entsprechende globale Label zu. Keine KI: eine Wortsuche, vorhersehbar und erklärbar. Die Branchen-Sets — Anwaltskanzlei, Steuerberater, Baustelle — erstellen mit einem Klick typische Labels und Regeln, zum Anpassen.

So funktioniert es

  1. Bereiten Sie die Unternehmenslabels vor

    Einstellungen → Labels: die globalen, die Kategorie und — wenn Sie möchten — ein fertiges Set für Ihre Branche als Ausgangspunkt.

  2. Labeln, von Hand oder mit einer Regel

    Aus dem Panel auf der Datei, im Block auf einer Auswahl oder mit einer Regel: «Wenn der Text „DURC“ enthält → Label „DURC“». Die Regeln werden ohne Löschen abgeschaltet.

  3. Filtern und wiederfinden

    In der Suche und in der Liste: alle Dateien «Zu fakturieren» des Kunden Marino, in welchem Ordner auch immer sie liegen.

Eine Datei liegt in nur einem Ordner. Sie kann alle Labels haben, die nötig sind.

Was Sie tun können

  • Global und persönlich

    Die des Unternehmens sehen alle; Ihre sehen Sie. «Nochmal lesen» kann Ihre Sache bleiben.

  • Primärkategorie

    Eine pro Ressource, aus dem Set des Unternehmens: die Klassifizierung, die sich nicht überschneidet.

  • Regeln ohne KI

    Stichwörter im aus PDF, Word und Textdateien extrahierten Text, normalisiert ohne Akzente und Großbuchstaben. Vorhersehbar: Sagt die Regel «Rechnung», labelt sie die Dateien, die «Rechnung» enthalten.

  • Branchen-Sets

    Ein Klick erstellt Labels und Regeln, die für Ihre Branche typisch sind; dann fügen Sie hinzu oder entfernen.

  • Mit den automatischen Regeln

    Eine automatische Regel kann Labels als Aktion zuweisen; die Stichwort-Labels arbeiten dagegen auf dem Inhalt.

Häufige Fragen

Labels oder Suchfelder?

Labels sind Wörter zum Anheften, eines oder mehrere; Felder haben einen Typ und einen Wert — Betrag 7.400 €. «Dringend» ist ein Label; «Betrag größer als 5.000» ist ein Feld. Oft braucht man beides.

Lesen die Regeln auch Scans?

Die Regeln arbeiten auf dem extrahierbaren Text: PDF mit Text, Word, Textdateien. Ein Scan ohne Text wird von einer Regel nicht gelabelt; die automatische Umstrukturierung, mit OCR, klassifiziert ihn.

Wer sieht meine persönlichen Labels?

Niemand. Soll ein Label den Kollegen dienen, erstellt es, wer die Berechtigung hat, als globales.

Die anderen Funktionen von Files

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