Erweiterung von Files
Die richtige Struktur entscheidet man einmal
«01 Vertrag, 02 Dokumente, 03 Korrespondenz, 04 Rechnungen» — und unter Rechnungen «2025, 2026». Beim dritten Kunden schreibt jemand «Rechnunggen». Eine Strukturvorlage speichert den Baum und wendet ihn identisch wieder an: Ordner und Unterordner, ohne Dateien, ohne Tippfehler.
Vom Ordner zur Vorlage, und zurück
Eine Vorlage entsteht aus einem bestehenden Ordner — Rechtsklick → «Als Strukturvorlage speichern» — oder wird in den Einstellungen von Grund auf gebaut. Sie enthält nur den Baum: die Namen der Ordner und ihre Hierarchie, nicht die Dateien, nicht die Berechtigungen. Sie wird auf jeden Ordner angewendet, in dem Sie Unterordner erstellen können: neuer Auftrag, neuer Kunde, neues Jahr. Die Vorlagen gehören dem Unternehmen, sichtbar für die mit der Berechtigung, und werden aus den Einstellungen aktualisiert, ohne die schon erstellten Ordner zu berühren.
So funktioniert es
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Speichern Sie die gute Struktur
Auf dem Musterordner: Rechtsklick → «Als Strukturvorlage speichern». Files weist darauf hin, dass nur die Ordner gespeichert werden. Geben Sie einen Namen: «Kundenvorgang».
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Wenden Sie sie an, wo nötig
Wo der neue Kunde entstehen soll: Rechtsklick → «Vorlage anwenden» → wählen Sie welche und benennen Sie den Wurzelordner, «Kunde Bianchi». Er entsteht mit dem ganzen Baum darunter, leer und bereit.
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Passen Sie in den Einstellungen an
Einstellungen → Strukturvorlagen: umbenennen, Zweige hinzufügen oder entfernen, löschen. Die schon erstellten Ordner bleiben, wie sie sind.
Der Ordner «Rechnunggen» entsteht nicht, wenn die Struktur eine Vorlage ist.
Was Sie tun können
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Nur Ordner
Keine Dateien, keine Berechtigungen: Die Vorlage ist die Form, nicht der Inhalt. Die Berechtigungen gibt der Ordner, in dem Sie sie anwenden, per Vererbung.
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Freie Tiefe
Drei Ebenen oder acht: Die Vorlage speichert den Baum, wie er ist. Für das Steuerjahr mit zwölf Monaten und vier Quartalen geht es genauso.
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Mit der automatischen Umstrukturierung
Die Strukturen, die die KI vorschlägt, lassen sich als Vorlage speichern: Die beste wird zum Standard für die nächsten Kunden.
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Eine Berechtigung
«Kann Strukturvorlagen speichern und anwenden» in der Zugriffsstufe: Wer neue Vorgänge eröffnet, hat sie.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu «Struktur klonen»?
Struktur klonen kopiert den Baum eines bestehenden Ordners an eine andere Stelle, einmal. Die Vorlage speichert ihn mit einem Namen und wendet ihn so oft an, wie Sie wollen, auch nach Monaten, auch von jemandem, der den Originalordner nie gesehen hat.
Wird die Vorlage in einem bestehenden Ordner angewendet?
Die Vorlage erstellt einen neuen Ordner — mit dem Namen, den Sie geben — und den Baum unter ihm, an der Stelle, die Sie wählen. Sie mischt ihre Ordner nicht mit den schon vorhandenen: Die Struktur entsteht sauber.
Sind die Vorlagen pro Person oder pro Unternehmen?
Pro Unternehmen: Wer die Berechtigung hat, sieht und nutzt sie alle. Das ist der Punkt — die Struktur ist eine Entscheidung der Organisation, nicht des Einzelnen.
Die anderen Funktionen von Files
Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Files Speichern und Teilen einfach und sicher macht.
Alex