Extensión de Files
«Las facturas de más de cinco mil euros del cliente Marino»
Una etiqueta dice «factura». Un campo dice «importe: 7.400 €», «cliente: Marino», «fecha del documento: 12/03/2026» — y la búsqueda lo entiende: mayor que, entre, antes de. Los campos se definen una vez para toda la empresa y se rellenan en los archivos, en un panel o en bloque sobre una selección.
Un tipo por campo, un valor por archivo
Los campos se definen en el Centro de control — Ajustes → Funcionalidades → Campos de búsqueda — con un nombre, una clave estable y un tipo: texto, número, fecha, opción de una lista, moneda, sí/no. Se indica si vale para archivos, carpetas o ambos, y si es «por rellenar»: señalado con un asterisco, sin que nadie quede bloqueado si lo deja vacío. Luego en cada archivo el panel de campos muestra los disponibles y los valores rellenados, con chips en la lista. La moneda vale para todo el campo — en los archivos se escribe solo el importe — para que las comparaciones sigan siendo ciertas. La búsqueda filtra por valor, y por varios campos a la vez.
Cómo funciona
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Define los campos
Centro de control → Campos de búsqueda: «Importe» moneda EUR, «Cliente» texto, «Tipo de documento» opción entre factura, contrato, albarán, «Fecha del documento» fecha. La clave ya no cambia después, así los filtros guardados siguen válidos.
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Rellena en los archivos
En el panel del archivo, o en bloque sobre una selección. Quien puede modificar rellena; quien solo puede ver lee. Las chips en la lista muestran los valores sin abrir nada.
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Busca por valor
En la búsqueda: importe entre 1.000 y 5.000, tipo = factura, fecha en 2026, cliente contiene «Marino». Los filtros se suman.
Un archivo con los campos rellenados responde a las preguntas. Uno con nombres de archivo, no.
Qué puedes hacer
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Seis tipos
Texto, número, fecha, opción, moneda, sí/no. El tipo decide cómo se rellena y cómo se compara: una fecha se busca por intervalo, una opción por igualdad.
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Para archivos, carpetas o ambos
«Cliente» en la carpeta del expediente, «Importe» en los archivos individuales: cada campo declara dónde se aplica.
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Distintos de las etiquetas
Las etiquetas son palabras libres que se pegan; los campos tienen un tipo y un valor por archivo. Hacen falta ambos: la etiqueta «urgente», el campo «importe».
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En bloque sobre una selección
Selecciona las treinta facturas de marzo y rellena «Cliente» una sola vez. Los valores distintos — el importe — quedan por archivo.
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Eliminación consciente
Eliminar un campo quita los valores de todos los archivos, y Files lo dice antes. Mejor desactivarlo, si hay dudas.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede definir los campos?
El administrador, desde el Centro de control, para toda la empresa. Rellenarlos es de quien puede modificar el archivo.
¿La IA puede rellenarlos?
Hoy los campos se rellenan a mano, uno a uno o en bloque. La extracción de importes y fechas de los documentos ya existe en el chat documental y en el análisis de tablas; llevarla a los campos es el siguiente paso.
¿Un campo en dos monedas?
Dos campos: «Importe EUR» e «Importe USD». La moneda es del campo, no del archivo, así «mayor que 5.000» sigue siendo una comparación cierta.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex