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« Les factures de plus de cinq mille euros du client Marino »

Une étiquette dit « facture ». Un champ dit « montant : 7 400 € », « client : Marino », « date du document : 12/03/2026 » — et la recherche le comprend : supérieur à, entre, avant. Les champs se définissent une fois pour toute l’entreprise et se remplissent sur les fichiers, dans un panneau ou en bloc sur une sélection.

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Un type par champ, une valeur par fichier

Les champs se définissent dans le Centre de contrôle — Paramètres → Fonctionnalités → Champs de recherche — avec un nom, une clé stable et un type : texte, nombre, date, choix dans une liste, devise, oui/non. On dit s’il vaut pour les fichiers, pour les dossiers ou les deux, et s’il est « à remplir » : signalé par un astérisque, sans que personne ne soit bloqué s’il le laisse vide. Puis sur chaque fichier, le panneau des champs montre ceux disponibles et les valeurs remplies, avec les puces dans la liste. La devise vaut pour tout le champ — sur les fichiers on n’écrit que le montant — ainsi les comparaisons restent vraies. La recherche filtre par valeur, et avec plusieurs champs ensemble.

Comment ça marche

  1. Définissez les champs

    Centre de contrôle → Champs de recherche : « Montant » devise EUR, « Client » texte, « Type de document » choix entre facture, contrat, bon de livraison, « Date du document » date. La clé ne change plus après, ainsi les filtres enregistrés restent valables.

  2. Remplissez sur les fichiers

    Dans le panneau du fichier, ou en bloc sur une sélection. Celui qui peut modifier remplit ; celui qui peut seulement voir lit. Les puces dans la liste montrent les valeurs sans rien ouvrir.

  3. Cherchez par valeur

    Dans la recherche : montant entre 1 000 et 5 000, type = facture, date en 2026, client contient « Marino ». Les filtres s’additionnent.

Une archive avec les champs remplis répond aux questions. Une avec les noms de fichiers, non.

Ce que vous pouvez faire

  • Six types

    Texte, nombre, date, choix, devise, oui/non. Le type décide comment on remplit et comment on compare : une date se cherche par intervalle, un choix par égalité.

  • Pour fichiers, dossiers ou les deux

    « Client » sur le dossier de l’affaire, « Montant » sur les fichiers individuels : chaque champ déclare où il s’applique.

  • Différents des étiquettes

    Les étiquettes sont des mots libres à accrocher ; les champs ont un type et une valeur par fichier. Il faut les deux : l’étiquette « urgent », le champ « montant ».

  • En bloc sur une sélection

    Sélectionnez les trente factures de mars et remplissez « Client » une seule fois. Les valeurs différentes — le montant — restent par fichier.

  • Suppression consciente

    Supprimer un champ retire les valeurs de tous les fichiers, et Files le dit avant. Mieux vaut le désactiver, si le doute existe.

Questions fréquentes

Qui peut définir les champs ?

L’administrateur, depuis le Centre de contrôle, pour toute l’entreprise. Les remplir est à celui qui peut modifier le fichier.

L’IA peut-elle les remplir ?

Aujourd’hui les champs se remplissent à la main, individuellement ou en bloc. L’extraction de montants et de dates depuis les documents existe déjà dans le chat documentaire et dans l’analyse des tableaux ; l’amener dans les champs est l’étape suivante.

Un champ en deux devises ?

Deux champs : « Montant EUR » et « Montant USD ». La devise est au champ, pas au fichier, ainsi « supérieur à 5 000 » reste une vraie comparaison.

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