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Extensão do Files

«Urgente», «Cliente Marino», «A faturar». Uma palavra no ficheiro, e encontra-se.

As pastas dizem onde está um ficheiro; as etiquetas dizem o que é, para quem, em que estado — e um ficheiro pode ter mais do que uma. As etiquetas da empresa veem-nas todos; as suas pessoais só você; e as regras por palavra-chave etiquetam sozinhas o que chega: «fatura» no texto, etiqueta «Fatura» no ficheiro.

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Três tipos de etiqueta, uma categoria

As etiquetas globais são da empresa: cria-as quem tem a permissão «Criar e alterar as etiquetas da empresa» e vê-as quem tiver acesso ao ficheiro. As etiquetas pessoais são privadas: cada um cria as suas a partir do painel Etiquetas e mais ninguém as vê. A categoria primária é uma só por ficheiro ou pasta — «Contrato», «Fatura», «Ata» — e serve para classificar, onde as etiquetas servem para marcar. As regras automáticas trabalham no carregamento: em PDF, Word e ficheiros de texto o Files extrai o texto e, se contiver as palavras-chave de uma regra, atribui a etiqueta global correspondente. Nenhuma IA: uma pesquisa de palavras, previsível e explicável. Os conjuntos por setor — escritório de advogados, contabilista, obra — criam num clique etiquetas e regras típicas, a retocar.

Como funciona

  1. Prepare as etiquetas da empresa

    Definições → Etiquetas: as globais, a categoria, e — se quiser — um conjunto pronto para o seu setor de que partir.

  2. Etiquete, à mão ou com uma regra

    A partir do painel no ficheiro, em bloco numa seleção, ou com uma regra: «se o texto contiver “DURC” → etiqueta “DURC”». As regras desligam-se sem as eliminar.

  3. Filtre e reencontre

    Na pesquisa e na lista: todos os ficheiros «A faturar» do cliente Marino, em qualquer pasta que estejam.

Um ficheiro está numa só pasta. Pode ter todas as etiquetas necessárias.

O que pode fazer

  • Globais e pessoais

    As da empresa veem-nas todos; as suas vê-as você. «A reler» pode continuar a ser um assunto seu.

  • Categoria primária

    Uma por recurso, do conjunto da empresa: a classificação que não se sobrepõe.

  • Regras sem IA

    Palavras-chave no texto extraído de PDF, Word e ficheiros de texto, normalizadas sem acentos nem maiúsculas. Previsível: se a regra diz «fatura», etiqueta os ficheiros que contêm «fatura».

  • Conjuntos por setor

    Um clique cria etiquetas e regras típicas do seu setor; depois acrescenta ou retira.

  • Com as Regras automáticas

    Uma regra automática pode atribuir etiquetas como ação; as etiquetas por palavra-chave trabalham, pelo contrário, sobre o conteúdo.

Perguntas frequentes

Etiquetas ou Campos para pesquisa?

As etiquetas são palavras a colar, uma ou mais; os campos têm um tipo e um valor — montante 7.400 €. «Urgente» é uma etiqueta; «montante superior a 5.000» é um campo. Muitas vezes são precisos ambos.

As regras leem também as digitalizações?

As regras trabalham sobre o texto extraível: PDF com texto, Word, ficheiros de texto. Uma digitalização sem texto não é etiquetada por uma regra; a Reorganização automática, com o OCR, classifica-a.

Quem vê as minhas etiquetas pessoais?

Ninguém. Se uma etiqueta tiver de servir aos colegas, quem tem a permissão cria-a como global.

As outras funcionalidades do Files

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