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Extension de Files

« Urgent », « Client Marino », « À facturer ». Un mot sur le fichier, et on le retrouve.

Les dossiers disent où se trouve un fichier ; les étiquettes disent ce qu’il est, pour qui, dans quel état — et un fichier peut en avoir plusieurs. Les étiquettes de l’entreprise, tout le monde les voit ; vos personnelles, vous seul ; et les règles par mot-clé étiquettent toutes seules ce qui arrive : « facture » dans le texte, étiquette « Facture » sur le fichier.

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Trois types d’étiquette, une catégorie

Les étiquettes globales sont à l’entreprise : celui qui a la permission « Créer et modifier les étiquettes de l’entreprise » les crée, et quiconque a accès au fichier les voit. Les étiquettes personnelles sont privées : chacun crée les siennes depuis le panneau Étiquettes et personne d’autre ne les voit. La catégorie primaire est unique par fichier ou dossier — « Contrat », « Facture », « Procès-verbal » — et sert à classer, là où les étiquettes servent à marquer. Les règles automatiques travaillent au chargement : sur PDF, Word et fichiers texte, Files extrait le texte et, s’il contient les mots-clés d’une règle, attribue l’étiquette globale correspondante. Aucune IA : une recherche de mots, prévisible et explicable. Les jeux par secteur — cabinet d’avocats, expert-comptable, chantier — créent en un clic étiquettes et règles typiques, à retoucher.

Comment ça marche

  1. Préparez les étiquettes de l’entreprise

    Paramètres → Étiquettes : les globales, la catégorie, et — si vous voulez — un jeu prêt pour votre secteur d’où partir.

  2. Étiquetez, à la main ou avec une règle

    Depuis le panneau sur le fichier, en bloc sur une sélection, ou avec une règle : « si le texte contient “DURC” → étiquette “DURC” ». Les règles s’éteignent sans les supprimer.

  3. Filtrez et retrouvez

    Dans la recherche et dans la liste : tous les fichiers « À facturer » du client Marino, quel que soit le dossier où ils se trouvent.

Un fichier n’est que dans un seul dossier. Il peut avoir toutes les étiquettes qu’il faut.

Ce que vous pouvez faire

  • Globales et personnelles

    Celles de l’entreprise, tout le monde les voit ; les vôtres, vous les voyez. « À relire » peut rester votre affaire.

  • Catégorie primaire

    Une par ressource, du jeu de l’entreprise : la classification qui ne se superpose pas.

  • Règles sans IA

    Mots-clés dans le texte extrait des PDF, Word et fichiers texte, normalisés sans accents ni majuscules. Prévisible : si la règle dit « facture », elle étiquette les fichiers qui contiennent « facture ».

  • Jeux par secteur

    Un clic crée étiquettes et règles typiques de votre secteur ; ensuite vous ajoutez ou enlevez.

  • Avec les Règles automatiques

    Une règle automatique peut attribuer des étiquettes comme action ; les étiquettes par mot-clé travaillent, elles, sur le contenu.

Questions fréquentes

Étiquettes ou Champs de recherche ?

Les étiquettes sont des mots à accrocher, un ou plusieurs ; les champs ont un type et une valeur — montant 7 400 €. « Urgent » est une étiquette ; « montant supérieur à 5 000 » est un champ. Souvent il faut les deux.

Les règles lisent-elles aussi les scans ?

Les règles travaillent sur le texte extractible : PDF avec texte, Word, fichiers texte. Un scan sans texte n’est pas étiqueté par une règle ; la Réorganisation automatique, avec l’OCR, le classe.

Qui voit mes étiquettes personnelles ?

Personne. Si une étiquette doit servir aux collègues, celui qui a la permission la crée comme globale.

Les autres fonctionnalités de Files

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