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Extensión de Files

«Urgente», «Cliente Marino», «Por facturar». Una palabra en el archivo, y se encuentra.

Las carpetas dicen dónde está un archivo; las etiquetas dicen qué es, para quién, en qué estado — y un archivo puede tener más de una. Las etiquetas de la empresa las ven todos; las tuyas personales solo tú; y las reglas por palabra clave etiquetan solas lo que llega: «factura» en el texto, etiqueta «Factura» en el archivo.

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Tres tipos de etiqueta, una categoría

Las etiquetas globales son de la empresa: las crea quien tiene el permiso «Crear y modificar las etiquetas de la empresa» y las ve cualquiera con acceso al archivo. Las etiquetas personales son privadas: cada uno crea las suyas desde el panel Etiquetas y nadie más las ve. La categoría principal es una sola por archivo o carpeta — «Contrato», «Factura», «Acta» — y sirve para clasificar, donde las etiquetas sirven para marcar. Las reglas automáticas trabajan al subir: en PDF, Word y archivos de texto Files extrae el texto y, si contiene las palabras clave de una regla, asigna la etiqueta global correspondiente. Sin IA: una búsqueda de palabras, predecible y explicable. Los conjuntos por sector — despacho de abogados, asesoría, obra — crean con un clic etiquetas y reglas típicas, para retocar.

Cómo funciona

  1. Prepara las etiquetas de la empresa

    Ajustes → Etiquetas: las globales, la categoría, y — si quieres — un conjunto listo para tu sector del que partir.

  2. Etiqueta, a mano o con una regla

    Desde el panel en el archivo, en bloque sobre una selección, o con una regla: «si el texto contiene “DURC” → etiqueta “DURC”». Las reglas se apagan sin borrarlas.

  3. Filtra y encuentra

    En la búsqueda y en la lista: todos los archivos «Por facturar» del cliente Marino, estén en la carpeta que estén.

Un archivo está en una sola carpeta. Puede llevar todas las etiquetas que hagan falta.

Qué puedes hacer

  • Globales y personales

    Las de la empresa las ven todos; las tuyas las ves tú. «Por releer» puede seguir siendo cosa tuya.

  • Categoría principal

    Una por recurso, del conjunto de la empresa: la clasificación que no se solapa.

  • Reglas sin IA

    Palabras clave en el texto extraído de PDF, Word y archivos de texto, normalizadas sin acentos ni mayúsculas. Predecible: si la regla dice «factura», etiqueta los archivos que contienen «factura».

  • Conjuntos por sector

    Un clic crea etiquetas y reglas típicas de tu sector; luego añades o quitas.

  • Con las Reglas automáticas

    Una regla automática puede asignar etiquetas como acción; las etiquetas por palabra clave trabajan, en cambio, sobre el contenido.

Preguntas frecuentes

¿Etiquetas o Campos de búsqueda?

Las etiquetas son palabras que se pegan, una o más; los campos tienen un tipo y un valor — importe 7.400 €. «Urgente» es una etiqueta; «importe mayor que 5.000» es un campo. A menudo hacen falta ambos.

¿Las reglas leen también los escaneos?

Las reglas trabajan sobre el texto extraíble: PDF con texto, Word, archivos de texto. Un escaneo sin texto no lo etiqueta una regla; la Reorganización automática, con OCR, lo clasifica.

¿Quién ve mis etiquetas personales?

Nadie. Si una etiqueta debe servir a los compañeros, quien tiene el permiso la crea como global.

Las demás funcionalidades de Files

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