Software de control de horas de empleados: cómo elegir el adecuado
Quien busca un software de control de horas de empleados suele querer responder a una de dos preguntas: cuántas horas ha trabajado cada persona o en qué ha trabajado. Parecen la misma pregunta, pero llevan a herramientas distintas. Partir de aquí te ayuda a elegir entre un sistema de fichaje y un parte de horas, y evita que compres el producto equivocado.
Dos preguntas, dos tipos de software
La primera pregunta se refiere a la presencia: a qué hora se entra, a qué hora se sale, cuántas horas acaban en la nómina. La segunda se refiere al trabajo: cuánto tiempo ha ido a un cliente, un proyecto, un encargo, y si ese trabajo ha sido rentable.
Un taller con turnos fijos necesita sobre todo la primera respuesta. Un despacho profesional o una empresa de software, la segunda. Muchas pymes necesitan ambas, pero casi siempre una pesa más que la otra.
Los cuatro caminos posibles
La hoja de Excel
Es el punto de partida de casi todos: no cuesta nada y todo el mundo sabe usarla. Aguanta mientras las personas son pocas. Después llegan los archivos en versiones distintas, las fórmulas rotas, las horas apuntadas de memoria a final de mes y alguien que tiene que copiarlo todo a mano para la gestoría laboral.
Para empezar, puedes descargar gratis la plantilla de control de horas o la plantilla de parte de horas en Excel.
El fichaje
Terminales, tarjetas o apps con las que se registran la entrada y la salida. Es la opción adecuada si tienes que controlar horarios y turnos, por ejemplo en producción, comercio o logística. Dice cuándo estaba una persona, no en qué trabajó.
El parte de horas
Cada persona registra el tiempo en el trabajo que ha hecho, con un temporizador o rellenando una tabla semanal. Es la opción adecuada para quien factura por horas, trabaja por encargos o quiere saber cuánto cuesta realmente un proyecto. Dice en qué se ha ido el tiempo, y no está pensada para sustituir un sistema de fichaje.
La suite de RR. HH.
Reúne presencias, vacaciones, turnos, documentos y, a menudo, las nóminas. Tiene sentido si quieres un único sistema para toda la gestión del personal. La otra cara es que cuesta más y exige una adopción más exigente, sobre todo si luego usas solo una parte de las funciones.
Seis preguntas que hacerte antes de elegir
- ¿Qué tengo que medir? Horarios de presencia, tiempo dedicado a los trabajos o ambos.
- ¿Quién usa realmente los datos? Quien se ocupa de las nóminas quiere un resumen mensual; quien dirige los proyectos quiere ver horas y márgenes por encargo.
- ¿Cómo trabajan las personas? Quien está en la oficina puede dejar un temporizador en marcha; quien está en casa del cliente suele preferir rellenar al final del día o de la semana.
- ¿Hace falta un control antes de que las horas cuenten? Si las horas acaban en una factura o en una nómina, un paso de aprobación evita correcciones a posteriori.
- ¿Cómo salen los datos? Comprueba que se puedan exportar a CSV, Excel o PDF, y en qué forma llegan a quien los recibe.
- ¿Dónde están los datos y quién los ve? Las horas de las personas son datos personales: mira dónde se alojan, quién puede verlos y qué dice la información de privacidad.
Dónde encaja Klokka
Klokka es el software de Kamzan para controlar las horas de empleados y proyectos: pertenece a la familia de los partes de horas. Cada hora se asigna a cliente, proyecto, subproyecto y actividad, y se registra con el temporizador o en el parte de horas semanal. Para quien se ocupa de las nóminas está la hoja de asistencia mensual, exportable a CSV, Excel y PDF; para quien dirige los proyectos, las horas por encargo y el margen.
Klokka no es un sistema de fichaje con tarjetas o terminales: si tu necesidad principal es controlar entradas y salidas, te conviene un control de presencia específico. Si en cambio quieres saber adónde va el tiempo de tu empresa y qué rentabilidad tiene, es la herramienta para la que ha sido pensado.
En resumen
Si tienes que controlar los horarios, empieza por el fichaje. Si tienes que entender en qué se va el tiempo, empieza por el parte de horas. Si quieres gestionar a todo el personal en un solo sitio, valora una suite de RR. HH. Excel está bien mientras las personas sean pocas y nadie tenga que fiarse demasiado de los números.
Alex