Extensión de Files
Tres mil archivos en «Varios». La IA propone, tú eliges.
El archivo heredado de un servidor o de un viejo programa de gestión: carpetas por fecha de escaneo, nombres como «doc_0231». La reorganización automática lee los archivos, entiende qué son y propone dos o tres formas de ordenarlos — por cliente y año, por tipo, por expediente. Ves las propuestas una junto a otra, eliges una, y durante treinta días puedes cambiar de idea.
Clasifica, propone, aplica sin mover bytes
Primero la clasificación: OCR en los PDF escaneados, un modelo visual en las imágenes, un modelo de lenguaje en los documentos de texto — todo en servidores Kamzan — para entender de cada archivo tipo, cliente, fecha, expediente. Luego un detector reconoce el perfil del archivo — asesoría fiscal, obra, oficina de expedientes — y sugiere los preajustes más adecuados entre seis: por tipo; por año y mes; por cliente, año y tipo; por expediente, año y tipo; por cliente fiscal, año y obligación; por proyecto y fase. Cada propuesta es un árbol completo con los archivos ya asignados; los que la IA no tiene claros van a «Por revisar». Aplicar no mueve nada en el archivo físico: solo cambia dónde aparecen los archivos, y una instantánea permite volver atrás durante treinta días.
Cómo funciona
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Inicia sobre la carpeta
Botón derecho → Reorganizar con IA. Files analiza los archivos en cola y te avisa cuando la clasificación está lista; los PDF escaneados pasan por el OCR.
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Compara las propuestas
Elige los preajustes que generar — los recomendados ya están destacados — y ves los árboles uno junto a otro, con los recuentos por carpeta. Un archivo que acabó en el sitio equivocado lo mueves a mano antes de aplicar.
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Aplica, con el impacto en los permisos delante
Antes de aplicar, Files muestra quién ganaría o perdería acceso a qué, y pide confirmación. Luego la nueva estructura está ahí; durante treinta días «Deshacer reorganización» lo devuelve todo como estaba.
La IA propone tres archivos. Tú eliges uno, y puedes cambiar de idea.
Qué puedes hacer
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Seis preajustes para las pymes italianas
Por tipo · por año y mes · por cliente, año y tipo · por expediente, año y tipo · por cliente fiscal, año y obligación · por proyecto y fase.
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«Por revisar» en vez de adivinar
Por debajo de un umbral de confianza — configurable — el archivo no se coloca: va a una carpeta por revisar, y lo decides tú.
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Solo metadatos, sin copias
Aplicar una propuesta no mueve los archivos en el almacenamiento: cambia la carpeta a la que pertenecen. Rápido, sin riesgo de perder bytes, reversible.
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Impacto en los permisos
Mover un archivo cambia quién lo ve. La vista previa lo muestra antes, y la confirmación queda registrada en la actividad.
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Reversión a treinta días
La instantánea previa a la aplicación se conserva durante la ventana fijada — treinta días por defecto. Después, la estructura nueva es la que vale.
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Todo en nuestros servidores
OCR, reconocimiento de imágenes y modelo de lenguaje se ejecutan en infraestructura Kamzan. Ningún documento sale para ser clasificado.
Preguntas frecuentes
¿La IA mueve los archivos por sí sola?
No. Propone; la aplicación la haces tú, tras ver el árbol y el impacto en los permisos. Y aun después, durante treinta días, puedes deshacer.
¿Qué pasa con los archivos que la IA no entiende?
Van a «Por revisar» dentro de la nueva estructura, con la clasificación incierta indicada. Los colocas a mano; ningún archivo se pone donde no hay razón para ponerlo.
¿Puedo guardar la estructura elegida para archivos futuros?
Sí, como plantilla de estructura de carpetas: la forma que propuso la IA se convierte en la plantilla que aplicas a mano a los clientes nuevos.
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex