Far scadere un documento

Serve per i documenti che hanno una validità: un certificato, una visura, un’offerta.

Per far scadere un singolo file devi:

1. Fare click con il tasto destro sul file.
2. Passare sopra «Sicurezza e conservazione» — ha una freccetta a destra.
3. Scegliere «Imposta scadenza» (o «Modifica scadenza», se ce n’è già una).
4. Nella finestra che si apre, scegliere la data e cosa deve succedere quando arriva:
   • restare lì ma evidenziato come scaduto nell’elenco;
   • finire nel cestino, automaticamente;
   • restare consultabile ma in sola lettura, così nessuno lo cambia più.

Su tutta una cartella

Se la regola vale per tutto quello che ci sta dentro, invece che file per file si attiva sulla cartella: tasto destro sulla cartella → «Sicurezza e conservazione» → «Attiva scadenza documenti» (poi «Configura scadenza documenti» per cambiarla). La cartella prende un contrassegno che lo ricorda, e la regola vale anche per i file che arriveranno dopo.

Trovare quelli che stanno per scadere

Nel menu di sinistra, «Raccolte» → scheda «In scadenza»: ci sono tutti insieme, senza doverli cercare cartella per cartella.

Se non c’è

È un’estensione che l’azienda deve avere attiva, e serve il permesso «Scadenza documenti» sulla cartella. Se la voce non compare, è una di queste due.

Domande a cui risponde questa guida

• come faccio scadere un file
• il documento non deve più valere dopo una certa data
• come imposto una data di scadenza
• cosa succede quando un file scade
• imposta scadenza
• attiva scadenza documenti
• documenti in scadenza
• far finire un file nel cestino da solo
• evitare di ritrovarsi documenti scaduti in giro
• i documenti vecchi non devono più valere