Estensione di Files
Un documento che apre solo chi sa il codice. Nemmeno l’amministratore.
Con il tasto destro metti un file in cassaforte e scegli un codice numerico. Il file resta visibile in elenco, ma il contenuto si apre solo con quel codice, che decidi tu a chi dire. Serve dove il documento riguarda proprio chi ha le chiavi del sistema: buste paga, provvedimenti disciplinari, verbali, segnalazioni.
Il permesso prima del codice, sempre
Il codice è un secondo fattore, non un canale parallelo. Ogni apertura controlla prima il permesso sulla cartella e poi il codice: chi ha perso l’accesso — una revoca, un’assegnazione scaduta, l’uscita da un gruppo — non apre nemmeno con il codice giusto. Il contrario trasformerebbe un segreto scritto su un foglietto in un lasciapassare che sopravvive alle revoche. Chiudere un file richiede il privilegio «Cassaforte» sulla cartella e di essere chi lo ha caricato oppure chi ne governa gli accessi: con il solo permesso di modifica un collega non può chiudere il tuo documento con un codice suo.
Come funziona
-
Sposta in cassaforte
Tasto destro sul file → «Sposta in cassaforte», scegli un codice numerico. Da quel momento il file è cifrato con una chiave che deriva dal codice: in elenco si vede, il contenuto no.
-
Sblocca quando serve
Inserisci il codice e si apre una sessione a tempo, tua e solo tua, su quel file. Puoi richiuderlo subito, cambiare il codice o aprirlo definitivamente. Cinque errori consecutivi e il file si blocca per qualche minuto, con blocchi via via più lunghi: Files ti dice sempre quanti tentativi restano.
-
Decidi il piano B
Di norma l’amministratore conserva una chiave di scorta per lo sblocco d’emergenza: senza codice, ma con motivazione obbligatoria, notifica al proprietario e riga nel log. Il tenant può rinunciarvi dalle impostazioni: in quel caso un codice dimenticato è una perdita di dati definitiva, ed è una scelta dichiarata.
Il codice non sostituisce il permesso: lo aggiunge.
Cosa puoi fare
-
Fuori da tutto il resto
Un file in cassaforte smette di essere cercabile per contenuto, sparisce dalla chat documentale e dalla Galleria, non si apre nell’editor online, nei link pubblici, nell’app desktop. È il prezzo della protezione, ed è dichiarato.
-
Derivati puliti
Anteprime, testo indicizzato per l’AI, copie derivate: quando chiudi un file Files rimuove tutto quello che ne era stato generato, anche nel cestino. Non resta una miniatura a raccontare il contenuto.
-
Tentativi contati
Il codice si verifica sul server con una funzione lenta apposta, e ogni tentativo si prenota prima di essere provato: niente prove offline, niente raffiche. Il blocco è progressivo, non un lucchetto secco dopo un errore di battitura.
-
Tre condizioni, tutte in vista
La cassaforte compare quando l’estensione è accesa, l’amministratore ha scelto la modalità (con o senza chiave di scorta) e il privilegio è concesso alla tipologia. Una pagina di stato mostra le tre condizioni, così nessuno accende e poi non trova niente.
-
Registrata, come tutto
Chiusura, sblocco, cambio codice, apertura definitiva e sblocco d’emergenza finiscono nel log di audit. L’anteprima «Vedi come utente» non apre la cassaforte: è in sola lettura e senza codice.
-
Nella raccolta «Cassaforte»
Tutti i tuoi file in cassaforte in un posto solo, fra le Raccolte, con lo stato di ciascuno: chiuso, aperto in sessione, quanti tentativi restano.
Domande frequenti
Cosa succede se dimentico il codice?
Se il tenant ha mantenuto la chiave di scorta, l’amministratore può fare uno sblocco d’emergenza: deve scrivere una motivazione, tu ricevi una notifica e l’evento resta nel log. Se il tenant ha rinunciato alla chiave di scorta, il contenuto è perso: non esiste una porta di servizio, per costruzione.
Perché il file in cassaforte non si trova più cercando una parola?
Perché il testo indicizzato viene rimosso quando chiudi il file: un indice di ricerca leggibile sarebbe una copia del contenuto fuori dalla cassaforte. Lo trovi per nome, nella cartella o nella raccolta «Cassaforte».
Un collega con permesso di modifica può chiudere il mio file?
No. Chiudere toglie l’accesso agli altri, quindi è il gesto di chi governa l’accesso: serve il privilegio «Cassaforte» sulla cartella e bisogna essere chi ha caricato il file oppure chi ne gestisce i permessi.
Posso mettere in cassaforte un file condiviso con un link pubblico?
Sì, ma il link smette di mostrarne il contenuto: la superficie pubblica di un file in cassaforte è chiusa come tutto il resto. Se il file deve restare raggiungibile da fuori, la cassaforte non è lo strumento giusto.
Le altre funzionalità di Files
Porta i file della tua azienda nel cloud
Richiedi una demo: ti mostriamo come Files rende l’archiviazione e la condivisione semplici e sicure.
Alex